Travaux d'été : la gestion du courrier électronique dans GMail

L’un des gros problèmes de la gestion du courrier électronique est le temps passé à s’occuper de son courrier. Dans un premier temps, certains comportements sont à adopter. Le premier objectif est de vider sa boîte de réception complètement au moins une fois par jour !

Pour cela, à l’arrivée du courrier, automatiquement il est trié et filtré en direction de certains dossiers (lettres d’infos et newsletters dans un dossier lettres d’infos, appliquer une étiquette à un message contenant un mot spécifique, etc.).

J’applique lors de ma lecture, à ce qui reste dans la boîte de réception, un traitement rapide : je réponds aux emails qui me prennent moins d’une minute, je supprime ou archive les messages qui réussissent à passer le filtre de l’anti-spam, je supprime ou marque comme spam les courriers indésirables.

Avant d’aller plus loin, je dois préciser que j’ai basculé l’ensemble de mes courriers électroniques dans Gmail que je consulte depuis le navigateur Firefox. Pour les mails restant, 3 solutions s’offrent à moi (D’autres personnes utilisent des systèmes de dossier pour un résultat équivalent !) :

• je peux marquer le courrier comme un message suivi les messages que je dois traiter dans la journée ou dans les quelques jours suivants,
• l’ajouter sur ma liste des choses à faire (j’utilise Todoist entre autres raisons pour son intégration à Gmail)
• soit dans Zotero ou dans Evernote selon le besoin pour les messages dont je pourrais avoir (dont j’ai) besoin plus tard. Éventuellement, je transforme le courrier en Google doc.

Je marque également la plupart des messages à l’aide de tags d’un système GTD que je détourne de sa fonction première : ActiveBox (ex GTDInbox for Gmail, extension de Firefox pour Gmail) y compris pour regrouper les appels téléphoniques…

Du côté des réponses, j’essaye de les faire les plus brèves possible ! Lorsque je dirigeais le centre de formation, j’avais mis en place des modèles de réponses type ce qui me permettait de répondre rapidement aux demandes de formation. Je n’hésite pas à employer CC et CCI plutôt que de faire 2 messages par exemple lorsque je relaie une information vers quelqu’un !

Le délai des réponses est sous les 48 h pour la plupart des messages… Il m’arrive cependant pour certains messages de répondre brièvement comme quoi j’ai reçu le message mais qu’il demande réflexion pour la réponse et que celle-ci sera fournie dans les meilleurs délais !

Depuis quelque temps, j’ai également en test Etacts qui me permet de gérer les contacts et surtout, pour l’instant, de mettre en place un rappel sur les messages dont j’attends une réponse !

Une grande question est ouverte à débat : faut-il passer régulièrement dans le lecteur de courrier (Pire, installer une alerte, pour signaler qu’un courrier arrive, distrait de son travail en supplément) ou passer une fois par jour ? La réponse n’est pas si évidente, même si on lit souvent : passez une fois par jour. Rares sont les personnes qui ont vraiment besoin de vérifier leurs emails tout le temps. Cependant, il existe une multitude de possibilités entre les deux extrêmes. Pour ma part, j’ai choisi de passer 3 fois par jour : le matin, le midi (ou le début d’après-midi) et en fin de journée. S’astreindre à une discipline et s’y tenir semble la solution à adopter 🙂

Mais avant de mettre en place ses pratiques, qu’est ce que j’ai fait…

Apprendre Gmail

Je suis toujours surpris que les utilisateurs ne fassent pas le tour de l’application qu’ils emploient afin de voir ce qu’ils peuvent en tirer, comment améliorer leur pratique… Lors de mon passage vers Gmail l’année dernière j’ai passé un mois environ à explorer régulièrement les possibilités qui m’étaient offertes dans ce nouvel outil !

Mettre en place les options de GMail Labs

Les widgets et services du lab permettent d’ajouter des fonctionnalités. Désormais le Lab est accessible depuis la version Française de Gmail. Il suffit de se rendre dans les paramètres en haut à droite et de choisir l’onglet Labos. À vous d’activer les fonctionnalités expérimentales En voici une sélection en fonction de ceux que j’utilise. La liste n’est pas exhaustive.

• Accéder au libellé : Activez les raccourcis clavier et appuyez sur « g », puis sur « l » pour afficher une fenêtre pop-up permettant de sélectionner un libellé et d’y accéder. Fonctionne également avec les Liens rapides.
• Annuler l’envoi : Vous avez cliqué trop vite sur « Envoyer » ? Interrompez l’envoi des messages pendant quelques secondes après avoir cliqué sur le bouton Envoyer.
• Aperçu des documents Google Documents dans les e-mails : Permet d’afficher un aperçu des documents, des feuilles de calcul et des présentations Google Documents directement dans vos messages, en cliquant simplement sur le lien fourni (Y compris les documents Microsoft Word ou Excel). Vous pouvez aussi choisir de les ouvrir dans Google Documents.
• Bouton Marquer comme lu : Plus besoin de cliquer sur le menu « Autres actions » pour marquer un message comme lu. Activez simplement cette fonctionnalité : vous n’aurez plus qu’à cliquer sur un seul bouton !
• Création de document : Permet de créer un document Google à partir d’une conversation par e-mail ou d’un document vide, si les raccourcis clavier sont activés, en appuyant sur « g », puis sur « w ».
• Envoyer et archiver : Ajoute au formulaire de rédaction un bouton qui vous permet d’envoyer un message de réponse et d’archiver la conversation par email en une seule étape.
• Icône d’authentification associée aux expéditeurs validés : Permet d’afficher une icône en forme de clé en regard des messages authentifiés de certains expéditeurs, notamment ceux qui font régulièrement l’objet de tentatives d’usurpation d’identité par les spammeurs. Ne fonctionne que pour les messages en provenance de PayPal et d’eBay pour le moment
• Importer/exporter des filtres : Exportez vos filtres de courrier sous forme de fichier pour les sauvegarder, les partager ou les enregistrer avant de les supprimer et pouvoir les restaurer ultérieurement. Importez l’un de ces fichiers pour ajouter ou restaurer rapidement des filtres. Ces options apparaissent sous Paramètres/Filtres lorsque vous activez cette fonctionnalité expérimentale.
• Libellés imbriqués : Gérez vos messages en les triant selon différents niveaux de libellés. Ajoutez des barres obliques (/) à ces derniers pour en définir clairement la hiérarchie. Par exemple, si vous avez besoin d’un libellé Famille et de deux sous-libellés Enfants et Courses, créez-les comme suit : Famille, Famille/Enfants et Famille/Courses.
• Réponses standardisées : Les emails avec un minimum d’efforts… Enregistrez et envoyez vos messages standard à l’aide d’un bouton situé en regard du formulaire de rédaction. Vous pouvez également envoyer automatiquement des emails à l’aide des filtres.

Gérer plusieurs comptes Gmail et d’autres adresses de courrier électronique dans GMail

J’ai toujours trouvé fastidieux de parcourir plusieurs comptes de messageries… aussi, l’un des avantages de GMail est de regrouper au sein d’une seule interface l’ensemble des comptes mails et de choisir avec quelle adresse de courrier électronique on répond ou on expédie un message !

Pour cela depuis l’onglet Comptes et importation dans les paramètres, il est possible d’ajouter différentes adresses de courrier électronique Envoyer des emails en tant que.

Une possibilité de création d’adresses mail multiples est obtenue dans Gmail par l’ajout de + suivi d’un terme avant le @. Un exemple : mon adresse est edfrench@gmail.com… Je peux en ajouter une si j’utilise edfrench+IDIST@gmail.com. Facile de trier ensuite 😉

La fonction Vérifier les messages avec le protocole POP3 permet elle d’importer les messages provenant de comptes webmail et POP3.

Le plugin Gmail Manager dans Firefox complète mon dispositif car il permet de gérer et d’utiliser plusieurs comptes Gmail simultanément. En effet, le nombre de comptes que l’on peut importer est limité. Parfois, une simple redirection depuis le compte natif est suffisante !

Des raccourcis clavier dans GMail

L’un des premiers réflexe que j’ai eu en arrivant dans GMail a été de chercher à savoir comment je pouvais, à l’aide d’un raccourci clavier, passer à la lecture du message suivant ou précédent sans repasser par la liste !

Après avoir activé les raccourcis clavier (Paramètres en haut à droite de GMail, onglet Général, option Activer les raccourcis clavier), il suffit de consulter la liste des raccourcis clavier disponibles dans GMail.

N’oubliez pas de compléter dans ce cas les possibilités des raccourcis en activant dans le labos l’option Accéder au libellé qui active les raccourcis clavier et appuyez sur « g », puis sur « l » pour afficher une fenêtre pop-up permettant de sélectionner un libellé et d’y accéder. Cela fonctionne également avec les Liens rapides.

Pour aller encore un peu plus loin  avec ces raccourcis clavier, il est possible de modifier le mappage des raccourcis clavier actuel mais aussi d’autoriser un deuxième raccourci pour chaque action ! Tout ce passe dans l’écran Raccourcis clavier des paramètres.

La recherche avancée dans GMail (et les filtres)

L’archivage des messages (libellé Tous les messages) proposé par Google, malgré le tri dans des dossiers, est parfois déroutante lors de la recherche d’une information. Aussi, il devient vite impérieux de passer aux arcanes de la recherche avancées… et notamment les opérateurs de recherche avancée de GMail.

La recherche label:Ludovia from:Eric OR from:Mario subject:(Twitter mardi) me permettra de retrouver l’ensemble des messages du dossier Ludovia émis par Eric ou Mario dont l’objet comporte les mots « Twitter » et « mardi ».

Ces opérateurs de recherche avancées permettent également de définir des filtres de façon à organiser automatiquement votre boîte de réception. Les filtres qui permettent de trier ou de répondre aux messages répondent aux mêmes opérateurs. D’ailleurs, si vous avez activé Buzz, il est intéressant de filtrer Buzz sur Gmail.

Pour explorer la syntaxe des , une seule adresse dans l’aide de Gmail disponible en ligne suffit.

Un back up GMail

Comme indiqué dans le passé, le transfert de mes applications en ligne répond constamment à une condition : posséder une version de « sauvegarde » également en ligne de mes informations !

Le problème est ici résolu puisque je rapatrie l’ensemble de mes courriers dans un compte GMail spécifiquement dédié à cela… Tous mes messages restent stockées sur mes comptes POP… Toutefois, par sécurité supplémentaire, j’aimerais effectuer de temps à autre un back up du contenu de l’ensemble ! Malheureusement, la mise en place de GMail backup sur Mac n’est pas simple !

D’autres fonctionnalités de GMail

D’autres fonctionnalités que j’utilise parfois ou que j’ai utilisées puis abandonnées… comme la possibilité d’activer la messagerie hors connexion sur un ordinateur devenu indisponible sur Firefox, la réflexion sur les possibilités de signature désormais présentes dans les paramètres de GMail alors que je confiais jusqu’ici ce travail à l’extension Wisestamp complète mon arsenal.

Par contre, je n’utilise pas les gadgets pour avoir accès à Facebook ou accès à Twitter pourtant, je demande à recevoir des informations de ces 2 services. Je me contente de savoir par les messages que je reçois de ces médias sociaux, les messages privé ou public que je reçois, qui demande à être ami (qui me suit), qui me quitte… comme on pourrait le faire depuis un autre compte de messagerie.

Pour ceux qui découvrirait GMail, je vous conseille la page Trucs et astuces d’Arobase.org et pour les pro ou qui pensent tout savoir de GMail, ils peuvent tester leur niveau de connaissance dans ce test.