Archivage et sauvegarde des documents électroniques

Depuis pas mal de temps, je râle car je suis mécontent de mon organisation des sauvegardes, de la conservation et de l’archivage de mes documents bureautiques ou pour les autres fichiers… Comme beaucoup j’ai tendance à me dire : » on verra plus tard ». Mais lorsque l’on a besoin d’un document particulier comment le récupérer ? Quelle est la version que j’ai entre les mains ? Comment organiser la conservation des courriers électroniques ? Comment faire pour que tout le monde puisse consulter ou retrouver facilement un document du passé ?

Bien m’a pris d’acheter dernièrement les deux manuels pratiques de la Direction des Archives de France : les archives électroniques et ll’archivage des documents bureautiques publiés à La documentation Française. Ces lectures rapides (respectivement une centaine et un trentaine de pages) m’ouvrent des portes sur l’organisation que je peux maintenant envisager pour la conservation et l’archivage de mes fichiers.
Cette lecture est à recommander à toutes les personnes qui travaillent avec l’outil informatique, depuis la secrétaire, pardon l’assistante jusqu’au responsable réseaux en passant par tous les intervenant de la chaîne du document… Cela leur permettrait de réfléchir à la démarche qu’il est nécessaire de mettre en place, au circuit et à la production des documents.

Comme le sujet me semblait intéressant, j’ai réalisé un rapide tour du Web pour voir ce qui était dit sur le sujet. Le document qui apparaît le plus souvent est un pdf de 25 pages (97 Ko) : le Guide pour la conservation des informations et des documents nume?riques pour les te?le?proce?dures, les intranets et les sites internet : formats *, supports*, me?ta – donne?es*, organisation, xml et normalisation version 3 de janvier 2002.
Mais pourquoi ne pas suivre un cours complet en 12 séances de nos amis Canadiens de L’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information Préservation de l’information numérique.
Sur le site de la CCI de Toulouse, la page Archivage électronique à valeur probante revient sur l’archivage électronique incontournable…, l’archivage électronique dans la pratique… pour finir sur une documentation sur l’archivage électronique !
Le Conseil International des Archives propose en téléchargement un guide pratique en 60 questions sur les Archives des ONG, une mémoire à partager (Pdf de 36 pages pour 514 Ko) ou un Manuel de traitement des archives d’architecture (pdf de 144 pages – 1,4 Mo)… Encore des sources d’inspiration même si ce n’est pas mon domaine.
Pour allez plus loin dans les Standard d’échange de données pour l’archivage électronique, vous pouvez consulter l’appel à commentaires de l’ADAE (Agence pour le Développement de l’Administration Électronique) consacrée au sujet.
À plusieurs occasion, vous lirez « Dublin Core »… un inconnue pour les personnes extérieures à la documentation, donc un Guide d’utilisation du Dublin Core s’imposait…
On ne saurait trop conseiller aussi la lecture du Guide de Sauvegarde, de Dan Papot, un fichier Pdf de 18 pages et 500 Ko qui vous dit tout de la sauvegarde de vos fichiers sur un Macintosh. Mais, ce n’est pas très difficile à transposer sur PC.

Mise à jour le 11 décembre 2005 : Les archives électroniques – Le manuel pratique de la Direction des Archives de France est disponible en ligne.