TPE ou indépendants, de quoi avez-vous besoin ?

Je me pose souvent la question suivante : qu’est ce qui est nécessaire au niveau informatique pour une TPE (Très Petite Entreprise) ou pour un indépendant par exemple… Les commerçants et les artisans sont également concernés.

Côté matériel

• Un ordinateur, cela va de soit. Ne me demandez pas la marque, ni le système d’exploitation (même si mon coeur balance pour le Mac y compris et surtout dans ces cas-là), ni la capacité mémoire, ni la vitesse de processeur, ni la taille du disque dur… J’ai déjà beaucoup de mal pour savoir ce que je dois choisir, alors comment conseiller quelqu’un d’autre. C’est une question que je laisse au marchand de boîtes régler eux-mêmes tout en remarquant que la plupart du temps, le modèle d’ordinateur est souvent surdimensionné par rapport aux besoins.
• Une imprimante. Oui, en général, c’est assez utile… Mes faveurs iraient vers une imprimante laser noir et blanc… Ne vous faites pas piéger par la couleur. C’est un investissement qui devient coûteux à l’usage pour quelle plus-value ? Les imprimantes tout en un, peuvent certainement être profitable à ceux qui désirent utiliser occasionnellement les fonctions de scanner, de photocopie et dans une moindre mesure de fax… Seules objections : ces imprimantes tout en un font effectivement de tout mais pas aussi bien que les équivalent séparés ; si l’imprimante est en panne, tout est en panne !
• Un scanner ? je n’apporterai pas de réponse franche à cette question. Je serai tenté de dire comme un Normand : «ça dépend ! Selon, votre activité, vous avez ou non besoin d’un scanner.» N’oubliez pas que le scanner peut faire fonction de petit photocopieur très souvent ou de système d’acquisition de fax.
• Une photocopieuse ? Bof, je ne pense pas qu’elle fasse partie des investissements de base même si cela peut rendre bien des services.
• Le fax indépendant est inutile. La plupart des ordinateurs offrent des possibilités de recevoir ou d’émettre des fax. Cela permet également d’économiser un peu de papier : vous n’êtes pas obligé d’imprimer les publicités…

Côté logiciel

• Une suite bureautique libre ou non. Vous remarquerez que je ne cite pas de marque, au choix de chacun, selon les relations avec les autres de l’utilisateur… Elle doit au moins comprendre un traitement de texte et un tableur.
• Pour la gestion client, je conseille un logiciel de gestion commercial ce qui facilite la réalisation des devis et un logiciel de CRM (Customer Relationship Management) qui assurera la gestion de la relation client. Les CRM sont un peu long à mettre en place mais cela est très utile à l’usage. On en trouve en OpenSource comme SugarForge par exemple. Autre solution, l’ERP (Enterprise Resource Planning) ou Progiciels de Gestion Intégrés (PGI) qui comprennent à la fois un logiciel de gestion commercial et de CRM. Des solutions OpenSources sont également disponibles. Une discussion a été lancé sur ce sujet dernièrement sur la liste de diffusion Rézoting.
  Jusque maintenant je fonctionnais avec une gestion commercial et un CRM, mais j’ai bien envie de tester la solution de l’ERP. Atttention, OpenSource ne dit pas gratuit ! L’installation et le paramétrage de ces applications n’est pas à la portée du simple débutant. Mieux vaut être prévenu.
• Je ferais l’impasse sur le logiciel de comptabilité… car un minimum de connaissance est nécessaire sauf pour les professions libérales par exemple. Donc à vous de décider dans un premier temps si vous assurez vous-même ou non votre comptabilité, ce qui vous apportera la réponse de l’achat ou non du logiciel.
• Même si je suis dans le domaine depuis longtemps, je ne pense pas que des outils de PAO soient indispensables pour les petites structures. C’est un peu piège. On vend ces produits comme simple à utiliser. C’est vrai, pour moi, ils ne sont pas complexes. Par contre, lorsque j’arrive dans certaines formations ou lorsque je reçois des publicités par courrier ou autre, je me dis que ce ne sont pas des outils à mettre entre toutes les mains. On ne s’improvise pas maquettiste, graphiste, chromiste… Ce sont des métiers à part entière. Donc, exit Photoshop, exit XPress ou Indesign… à moins de suivre une bonne formation 😉 Sinon, le conseil: n’hésitez pas à sous-traiter…
• Une solution fax (voir dans la partie matériel) sur votre ordinateur est indispensable de nos jours 😉
• J’allais oublier pour ceux qui sont sur PC… au moins un anti-virus à jour et éventuellement une solution Firewall. Excusez- moi, je suis tellement habitué sur Mac à ne pas rencontrer ce problème !

Côté Internet

• Votre connexion à Internet évidemment si vous le pouvez est en ADSL. Cependant, je conseille toujours de posséder deux connexions. Les fournisseurs d’accès ne sont pas fiables à 100% et j’ai souvent été content de posséder plusieurs connexions : l’une en ADSL, l’autre avec un simple Modem. Pour ceux qui se déplacent des solutions tout frais payés ou en liaison avec leur téléphone portable ne sont pas à exclure.
• Posséder un site paraît une évidence. Je ne dis pas un gros site qui coûte des millions. Non, un site. Une présence sur Internet, quoi ! Évitez comme la peste les solutions de site clef en main où le nombre de modification du site dans l’année est limité, où les modifications sont effectuées sous 3, 5 , 7, 10, 15 jours… Vous devez garder la main sur votre site. Cependant avant de prendre votre décision, sachez qu’un site peut recouvrir différentes formes, différents aspects, différents usages… Avez-vous bien réfléchi à ce que vous voulez faire de votre site ? Oui, alors allez-y… Réalisez le ou indiquez ce que vous souhaitez à un pro. La tendance actuelle est aux sites en Php-MySql, avec des bases de données en résumé. Je ne suis pas certains que vous en ayez besoin, à moins de vouloir posséder une boutique en ligne… ou un blog 😉 Dans le cas du blog d’ailleurs pas besoin de sous traitant, vous pouvez l’installer et le personnaliser vous-même… Par contre, demander, exiger même que les sources du site vous soient livrées et apprenez à modifier votre site grâce à des outils comme Nvu ou Dreamweaver. N’oubliez pas qu’un site, c’est également des images. Tiens donc, on reparle de Photoshop. Certains préféreront Gimp ou Fireworks ou encore un autre logiciel de traitement d’images… Mais, petit conseil, n’oubliez pas de vous former. je ne pense pas que Flash soit indispensable… loin de là.
• Gardez toujours pour vous l’achat du nom de domaine Internet… C’est hyper simple à acheter par exemple sur Gandi. De même, pensez à l’hébergement. Ce n’est pas plus compliqué que le nom de domaine et beaucoup moins coûteux (voir chez Amen, OVH) que si des sociétés intermédiaires s’emploient à ce travail.
• Avoir un site ne suffit pas. Vous devez le référencer sinon pourquoi mettre un site sur internet ? Le référencement cela prend du temps… et une fois la première inscription dans les principaux moteurs et annuaires effectuée, vous devez, c’est un devoir, suivre l’évolution des visiteurs sur votre site. Donc, n’oubliez pas de mettre en place un système de surveillance de statistiques sur votre site en différenciant bien les visiteurs (par exemple les statistiques de Google Analytics), des pings (les statistiques de votre fournisseur d’accès en général) sur les pages… Le référencement est un travail de chaque jour :-(( Ne confiez donc pas dans un premier temps le référencement aux outils automatiques de référencement, privilégiez le référencement manuel… celui que vous effectuerez vous-vous.
• Certains crois à tort qu’une fois le site mis en place et référencé le tour est joué ! Eh bien non. Vous devez faire vivre votre site… C’est l’une des raisons de ce blog par exemple… À vous d’imaginer les solutions mais faites le vivre, sinon, il meurt et l’investissement de départ n’aura servi à rien.
• Une activité est souvent mal gérée, mais je ne crois pas que ce soit l’apanage des TPE ou des indépendants, au contraire, la veille… Avant l’arrivée d’Internet, il était difficile et couteux pour nos types de structures de pouvoir mettre en place un système de veille… Ce n’est plus le cas aujourd’hui. C’est peut-être (sûrement) par ce moyen que vous serez en avance sur les autres, que vous « sentirez » encore mieux le marché, que vous vous améliorerez dans vos connaissances métier, etc. La panoplie des outils pour permettre cette veille est large… mais avant tout, et avant que cela ne coûte quelque chose, commencer par encore une fois passer du temps à la recherche de vos sources d’informations… Curieusement, vous verrez même que veille et référencement vont souvent de pair…

Et vous, vous pensez à un autre équipement indispensable ?