37signals, Ed productions, meme demarche

Jason Fried, fondateur de 37signals (start-up à l’origine de l’outil de gestion de projet Basecamp), indique ce qu’ils ont appris au sein de l’agence grâce à leur travail… Les textes entre guillemets et ceux qui sont en gras proviennent de la traduction sur Biologeek des conseils recueillis par Kris Jordan.

Prétentieusement ou/et présomptueusement, je trouve que 37signals a copié Ed Productions 😉

  • Oubliez les plannings : les étudiants d’IDEMM l’ont certainement remarqué. Il y a le discours officiel et ce qui se passe dans la réalité…Combien de projets avec les étudiants ont fonctionné avec des rétro plannings, une fois le projet terminé ! C’est à mon avis la meilleure solution pour s’adapter facilement aux évolutions… Seul le but final à atteindre est important ! Si j’avais dû planifier, organiser… les différentes manifestations organisé par Blog en Nord, je ne crois pas que nous aurions créé ne serait ce que la première rencontre.
  • Tordez le cou aux abstractions : «Concentrez vous à ce qui est réel maintenant». C’est un peu ce qui se passe d’ailleurs dans ce blog. Il est très rare que je fasse des annonces pour des produits qui verront le jour dans le futur. Je peux parler de visions futuristes (par exemple, dans le billet sur le nomadisme), mais en général, je préfère me concentrer sur ce qui existe. C’est un reliquat de ma période de journaliste à Icônes. Nous parlions de l’existant, de ce que nous connaissions. Soyons pragmatiques. Et puis, lors de la sortie de la version 2 d’InDesign, j’avais annoncé autour de moi les nouveautés trouvées dans la version bêta… seulement, la version officielle était beaucoup moins riche 🙁 Depuis, je ne teste plus de versions bêta, j’attends comme tout le monde les versions officielles.
  • Les décisions sont temporaires. « Les entreprises sont bien souvent paralysées par des grandes décisions qu’elles pensent être définitives.» Il en est de même au niveau de l’entreprise individuelle. Il faut savoir évoluer et s’adapter (vivre) avec son temps.
  • Les mots-alerte qui gâche les relations de travail et la perception de notre environnement… Euh, là, j’dois pas être très performant par rapport à 37signals. J’aurai plutôt tendance à pas mal employer : doit, ne peut pas, je ne peux pas faire ceci avant que tu n’aies fait cela. Seules les expressions, facile et tout le mode, sont bannis de mon vocabulaire en général car j’essaie de garder un pied dans le monde des non-geeks par les formations outils (Photoshop, Indesign, Création de site…) et la fracture numérique est bien présente.
  • L’interruption est l’ennemi de la productivité… et j’irai même plus loin que 37signals car par moments, je m’entoure dans ma bulle de travail pendant plusieurs jours.Crescendo, je désactive Twitter (souvent 😉 et FMenu (qui me permet de savoir ce qui se passe sur mon Facebook), je laisse le répondeur téléphonique répondre à ma place, je ne consulte pas mes boîtes mails (en général, je les consulte une à deux fois par jour ; dans ces périodes, c’est plutôt une fois tous les trois jours 😉 et encore moins les statistiques de visite de mes sites ou encore les flux RSS auxquels je suis abonné 😉
  • _Concentrez vous sur ce qui ne change pas__, mais j’ajouterai garder une vision d’avenir 🙂 Moi, j’aurai choisi l’appli Facebook à leur place ou mieux un widget qui fonctionne à la fois sur Facebook et d’autres plate-formes. En disant de se concentrer sur ce qui ne change pas, évidemment, 37signals ne va pas faire la publicité pour des systèmes qui risqueraient de leur retirer du travail dans l’avenir 🙂
  • Focalisez vous sur l’essentiel. En effet, je trouve toujours que de nombreuses personnes se perdent dans les détails. Elles arrivent même parfois à me faire douter d’un détail qui serait important 😉 Et j’acquiesce lorsqu’il est écrit : «Plus un produit met de temps à être développé moins il y a de chance qu’il sorte». J’ai des projets ou des sites qui remontent à 4-5 ans maintenant et qui ne verront jamais le jour ! Il faut savoir ce que l’on veut 🙂
  • Faites moins. J’ai toujours été minimaliste par exemple dans le choix de mes matériels, et ce, depuis que j’ai débuté en photo dans les années 70. C’est un principe que j’ai toujours conservé. Il en est de même pour le conseil que je prodigue. Rien ne sert de vouloir être au top tout de suite. En plus, dans les années 80, j’avais entendu une jeune écrivaine lors d’une émission le droit de savoir avec Polak qui avait dit quelque chose du genre, le succès ne doit pas arriver trop tôt, il doit se construire… Le succès se gère ! J’ai faite mienne cette phrase.
  • Trouvez la bonne taille… Grossir uniquement pour grossir n’est pas la solution. On se rappellera des péripéties autour de Ed Formations à une époque pas si lointaine… Le problème est encore plus crucial pour les indépendants : rester seul ou s’associer ! À un moment, il faut décider soit de changer de structure, soit réorienter son activité… J’ai choisi à terme la seconde solution 😉
  • Suivez les chefs… Je n’aime pas le titre : suivez les chefs. Je suis bien trop anarchiste pour cela : ni Dieu, ni maître 😉 et je râle assez sur les pseudos spécialistes, experts… qui encombrent Internet ! Par contre, même si cela semble difficile surtout pour des personnes de mon âge, enseigner et partager, sans avoir peur que l’on s’empare de vos idées, sans avoir peur de la concurrence…
  • Posez vous des questions. Ah, là, on peut dire que je n’arrête pas. À tel point que certains on crut bon de me considéré comme trop universitaire 🙁 Se poser des questions permet aussi de réfléchir à l’avenir et de posséder une vision d’avenir 🙂
  • Renoncez aux problèmes difficiles c’est aussi ce que je fais… avec l’excuse que je suis seul 😉
  • Travaillez moins… C’est mon corps qui m’a donné le signal 😉 Depuis, je ne sais pas si je travaille mieux mais en tout cas et cela rejoint également le côté rapidité, pardon la notion d’urgence. Cela sera encore plus compliqué avec le nomadisme puisque nous pourrons travailler de partout ! La course effrénée à l’immédiateté, à l’urgence finira par s’essouffler et nous prendrons un jour le temps de vivre (ndc : certains lecteurs se rappellent certainement ma position lors d’un fabuleux atelier sur la méthode GDT qui était soi-disant faite pour se procurer du temps de loisir 🙂

Bref, ces conseils plein de bon sens (normal, je les applique) et s’adresse à tous ceux qui interviennent dans des projets web !

Comme il y est fait référence régulièrement lorsque l’on parle de 37signals, sachez que Getting Real est presque entièrement traduit en Français. Pour rappel, Getting Real est une méthode pour le développement de projet.

Mais j’y pense, cela se rapproche de l’un des premiers billets de ce blog. À la question « Avez-vous menez une enquête avant de sortir le Mac, afin de savoir si le public attend une telle machine ? » d’un journaliste à Steve Jobs qui se préparait à lancer le Macintosh, celui-ci répondit : « vous croyez que Léonard de Vinci a fait une enquête avant de dessiner la Joconde ?« .

Cette réflexion prouve que parfois il faut savoir faire abstraction des études en tout genre pour lancer un projet quel qu’il soit.
Je connais d’autres situation et d’autres personnes qui ont eu le même réflexe que Job, ce qui me conforte dans cette idée —les études de marchés, les tests… ne sont pas toujours indispensables 🙂

Les nouveautés en librairies pendant l'été sur la communication, le web, la PAO…

J’ai pendant longtemps chercher à connaître les nouveaux livres au sujet des TIC, NTIC, TICE, Internet, pour la création des pages web, concernant le référencement et la gestion de projet web et multimédia et évidemment sur les blogs et la syndication RSS et autre.

Évidemment, mon champ d’intérêt étant large, les ouvrages de Pao et prépresse : typographie, mise en page, image, communication imprimée, ainsi que la photographie (n’oublions pas que c’était mon premier métier) et l’écriture (mon second métier d’origine 😉 sous toutes ses formes (écriture web, écriture multimédia, journalisme, écriture publicitaire…) entre dans cette recherche.

Bien vite, en dirigeant Ed Productions et m’intéressant de près à Internet, mes années d’études orientées commerce m’ont naturellement conduit à regarder du côté du marketing, du e-commerce, du e-marketing…

Le côté documentaliste rejoignait selon moi l’aspect journaliste que je n’ai jamais perdu. Je dois même avouer que j’ai commencé des études de documentaliste par correspondance, pour le fun, à 40 ans 🙂 Riez… J’étais convaincu avant d’intervenir à l’IDIST que les documentalistes ont l’avenir devant eux ! Evidemment de la documentation à la veille et la recherche d’informations (et c’est si proche du référencement) il n’y a qu’un pas que j’ai vite franchi.

Reste l’aspect éducation, formation, E-learning et foad. Difficile lorsque l’on dirige un centre de formation d’y échapper… surtout que je suis un autodidacte convaincu… Allez comprendre !

Mais je sens que je m’écarte, que vous ne comprenez pas où je veux en venir… Et bien, si vous avez lu tout depuis le début, vous devez vous douter que j’effectue une veille sur les nouveautés qui sortent en librairie 🙂

Et bien, c’est décidé, désormais, vous trouverez une nouvelle rubrique régulièrement dans les Zed concernant les derniers ouvrages parus dans le monde de l’édition sur les thèmes précédents ainsi que sur la communication et sur les logiciels auxquels nous formons…

Attention, cette liste n’est pas exhaustive. J’y exerce mon choix 😉

Voici la liste des ouvrages parus pendant l’été qui ont retenu mon attention.

  • Site web marchand en PHP/MySQL. 3e édition de Jean-Marc Herellier chez Micro Application. Isbn : 978-2-7429-8447-3
  • Ces mots qui vous trahissent de Joseph Messinger et Caroline Messinger chez Firts – Isbn : 978-2-7540-0463-3
  • Le Manuel du Knowledge Management. Mettre en réseau les hommes et les savoirs pour créer de la valeur, 2e édition de Jean-Yves Prax chez Dunod – Isbn : 978-2-10-051191-4
  • Des souris, des hommes et des femmes au village global. Parole, pratiques identitaires et lien social dans un espace de bavardage électronique de Madeleine Pastinelli aux PU Laval – Isbn : 978-2-7637-8478-6
  • Etudes marketing avec SPSS. 5e édition. Avec 1 CD-ROM de Naresh Malhotra, Jean-Marc Décaudin (Traducteur), Afifa Bouguerra (Traducteur) chez Pearson Education – Isbn : 978-2-7440-7261-1
  • Approches des questions culturelles en sciences de l’information et de la communication de Michèle Gellereau – Editeur : Université Charles de Gaulle- Isbn : 978-2-84467-093-9

les commentaires, si vous avez lu ces livres vous sont largement ouvert. De même, pour tout oubli, n’hésitez pas à laisser un message !

J’en profite pour finaliser une boutique Zlio (je la mets en ligne ce soir, mais elle n’est qu’à demi-complète :-(. Zlio Z’ed : le choix des livres pour vous z’eder ! dans laquelle vous retrouverez une rubrique des nouveautés du mois (s’ils sont disponibles dans la boutique :-), ainsi que les nouveauté du trimestre en plus des ouvrages au sujet du multimédia, de la PAO, des arts graphiques et d’internet dont je parle dans ce blogs ou des livres que nous recommandons en formation.

Au passage, si vous aussi vous souhaitez créer votre boutique Zlio, merci d’utiliser ce lien. Je ferais ainsi fortune en gagnant 10% de vos futures commissions + 5% des commissions de vos filleuls. Pour la vie !

Gérer sa documentation, son information et ses projets (4e partie)

Une fois récoltée cet ensemble d’informations, reste à l’organiser. Si dans le cadre des entreprises plus importantes, une ou des personnes sont en charges d’un service de documentation, il n’en est pas de même au sein d’une cellule familiale ou d’une TPE (Très Petites Entreprises). Pourtant, l’information disponible doit être accessible rapidement pour l’ensemble des membres de ces «petites» organisations.

Les outils pour structurer l’information

En préambule, comme indiqué dans les précédents articles, je rappelle que je suis un utilisateur d’ordinateurs Macintosh et que je ne suis pas toujours le seul «utilisateur» des données. Alors, quels sont ses outils que j’utilise actuellement pour trier, classer ma documentation, gérer mes projets, suivre mes tâches… ?

les fonctions du Macintosh et de son système X
  • le glissé-déposé via Exposé (d’autres explications sur Exposé) ou non, les services et la possibilité de créer des pdf ou des «extraits de texte» (textClipping) depuis une application.
  • les AppleScripts et automator pour les flux de production remplaçant toutes les tâches manuelles répétitives et fastidieuses, et les actions de dossier. Les explications sur Automator fournis par Mac OS X Facile sont à compléter par la liste proposée par Automator world. Un exemple de ce que permettent ces outils. Comme un dossier modifié réagit lorsque son contenu est modifié, je suis prévenu lorsqu’un document a été placé dans mon dossier «Public» 😉
  • Spotlight est le système d’indexation automatique en temps réel et de manière transparente du contenu du disque dur en OS X… L’outil idéal pour la recherche en texte intégral dans tous les fichiers, hormis les «extraits de texte» :-(. Des dossiers intelligents étendent les possibilités. Sur le bureau, ils permettent d’enregistrer les résultats d’une recherche Spotlight qui se met à jour automatiquement lorsque l’on ajoute ou supprime des documents de l’ordinateur.
Les logiciels
  • Sidenote un utilitaire, en donationware, de prise de notes (y compris les images) sous la forme d’un tiroir disponible quel que soit l’application qui se masque automatiquement. En plus, c’est un moyen simple de supprimer les post-its papier et les «extraits» Mac. Fabien Conus fait une bonne description de ce développement de Pierre Chatel. Pour les plus anciens utilisateurs, c’est un album en mieux 😉
  • Un équivalent à Outlook, mon fidèle Entourage… de chez Microsoft. Je sais cela fera grincer quelques dents, mais je ne suis pas passé aux iAppz (applications Apple équivalente : Ical, Mail et Carnet d’adresses) hormis pour Ical… pour des raisons de partage d’agenda en ligne. J’utilise Entourage pour sa facilité de liaison entre ses modules : la gestion du courrier électronique, de l’agenda, du carnet d’adresses personnel, de quelques notes et d’une fonction de centre de projets (que l’on retrouve dans la suite bureautique Office : Word, Excel, PowerPoint). Ce centre de projet permet de disposer d’un dossier à l’emplacement de son choix sur l’ordinateur, dans lequel on peut déposer tout type de documents). Génial pour l’organisation des rencontres blog en nord ! De plus, Entourage, permet de mieux gérer les catégories d’informations dans les différents modules.
  • Par contre, je confie la gestion de tâches à IGTD, un logiciel basé sur la méthode GTD (Getting Things Done) en anglais, synchronisable avec Ical notamment. Une seconde raison de l’emploi d’Ical.
  • URL Manager Pro, dont j’ai déjà expliqué l’utilisation dans un précédent billet pour stocker les URL en les documentant.
  • MindManager, un outil de MindMapping que j’utilise entre autres pour l’organisation générale d’un événement, pour la rédaction d’un article, bref, comme schéma directeur dans l’organisation et la gestion des informations sous forme de carte conceptuelle… Ces cartes heuristiques me permettent parfois de hiérarchiser mon information.
  • SugarCRM francisé (pendant un temps nous avons également employé eGroupware, mais il faisait un peu doublon, même si je regrette certaines de ces fonctionnalités) pour tout ce qui est gestion des contacts « marketing ».
  • FileMaker, l’«Accès» du Mac, un logiciel de base de données sur Mac et PC… C’est par ce logiciel que nous assurons la gestion complète du centre de formation : gestion des formateurs, des salles, des conventions de formation, de la délégation… Est ce encore professionnel, j’en doute, mais je ne résiste pas à stocker les recettes de cuisine (+ de 15 000 recettes) dans une base FileMaker !
  • Acrobat, la version complète, pas le reader… pour créer des «collections» et ainsi recherché dans un lot de documents.
  • Books, le logiciel de gestion de bibliothèques personnelles (achats, prêts, etc.) configurable en Français. Notez que je ne possède pas d’applications spécifiques pour la gestion des CD, DVD…
  • Des logiciels de synchronisation entre les ordinateurs ou entre applications (notamment entre Entourage et Ical) mais je n’indique aucun nom car je n’ai pas encore trouvé l’outil idéal.
  • Une mention spéciale pour le logiciel de bibliothèque numérique Greenstone, que j’ai testé dans le passé et hésité à mettre en place (par contre, je pense que le projet est repoussé aux calendes grecques, car il semble difficile à installer dans sa dernière version sur Macintosh), l’utilitaires de gestion et classement de photos numériques Cumulus Single User devenu MediaDex car je n’en ai pas réellement l’usage et je dois tester prochainement Keepass (un logiciel libre pour gérer ses codes d’accès), car je suis toujours à la recherche de l’application de rêve qui stocke et gère l’ensemble de mes mots de passe des pages, des serveurs, des comptes FTP, des programmes, etc.).
L’arborescence de disque dur
  • Comme dans une bibliothèque où les livres sont classés la classification Dewey par thèmes et regroupés en sous-ensembles, la structuration de l’ensemble de nos informations et des fichiers sur le disque dur, doivent être regroupés par thèmes appelés répertoires et sous-ensemble appelés sous-répertoire à l’image de nos étagères et bureaux, avec ses tiroirs, ses chemises à dossier et les documents.

Structurer sa documentation sur l’ordinateur

Reste à structurer l’ensemble des fichiers pour retrouver rapidement une information, gérer au mieux ses projets, hiérarchiser ses actions…

Pour cette approche, je précise que j’ai choisi : l’absence de marqueurs (Tags), la méthode GTD dont j’ai détourné l’emploie et que je possède quelques notions (hum, j’fais aussi des formations) de gestion de projets au sens large du terme (utile pour la définition la différenciation des durées et des dates au plus tôt, au plus tard, notion de tâche, de projets)…

Les tags et la folksonomie

Sous ses mots barbares se cache simplement l’ajout d’étiquettes aux fichiers, aux informations… lors de leur enregistrement. Lorsque l’on recherche quelque chose, on sélectionne simplement cette étiquette et la liste des informations associées apparaît. C’est le principe de del.icio.us, Technorati, etc.

Malheureusement, même si ces technologies ont le vent en poupe, les utilisateurs sont incompétents (je fais partie des utilisateurs) aussi bien pour créer les tags (étiquettes) que pour les «lire».

Les utilisateurs lambda ne sont pas des professionnels de l’information et la sélection des mots-clés est un vrai casse tête. Les autres utilisateurs de notre système d’information donneront-ils le même sens pour l’étiquette apposée et emploieront-ils le mêmes mots lors de leur requête ne serait ce qu’au singulier ou au pluriel ?

Cela voudrait dire que l’utilisateur a réfléchi au préalable à une taxinomie (même si la folksonomie prône le langage naturel sans structure ou hiérarchie préétablie).

De plus, si nous voulons être assez précis, des dizaines de mots-clés sont nécessaires pour décrire un document.

Dernier inconvénient de ces tags, dans l’avenir, quels seront les domaines émergeants ou les disciplines que nous ajoutons à nos centres d’intérêts ?

Prenez l’exemple d’un webmaster… Bon dans un premier temps, il s’est intéressé au html… Donc, il marquait ces documents de l’étiquette html. Puis sont arrivés les CSS… Par expérience, jamais à l’époque, j’aurais indiqué CSS… aussi pendant quelques mois, j’aurais continué d’indiquer html. Je parlais des CSS 1 évidemment… Je ne vous raconte pas la mésaventure lorsque les CSS 2 sont apparus ! Puis, après voici l’accessibilité. Oui, soit… mais mes documents sur le html… Je dois les reprendre un à un pour savoir s’ils entrent dans le cadre de l’accessibilité ou non ?
Par ailleurs, si je recherche un point précis de html, qui possède une influence particulière dans le cas de l’accessibilité. Je fais comment pour le trouver ? De plus, l’histoire n’est pas terminée… elle ne fait que commencer… Nous avons dans le domaine d’Internet moins de dix d’archives pour la plupart d’entre nous !

Pour moi, les tags sont du référencement à l’aveuglette et ressemblent trop au système des boîtes à chaussure dans lesquelles on range les photos
Mais pour ceux qui voudraient peser encore plus le pour et le contre de la folksonomie, différents billets des petites cases explorent le sujet.

À cette solution de tag s’oppose la technologie Google… La recherche en texte intégral… On recherche dans le contenu des documents les mots saisis dans le moteur de recherche. C’est la technologie de Spotlight. C’est celle que j’emploie associée à une taxinomie légère, mais j’y reviendrai.

La méthode GTD

Chacun sait qu’il est plus facile de travailler lorsque l’on possède une liste de tâches à effectuer (suffit de rechercher la fréquence de l’expression « todo » en un seul mot). Et qui n’a pas entendu un jour de la classification : urgent, important, prioritaire…
Oui, mais il y a un mais… Qu’est-ce que je fais du reste ! ce qui n’est pas urgent, important, prioritaire ?

La méthode GTD (Getting Things Done !) de David Allen, prononcez “dji ti di” est basé sur les contextes (situation donnée, où nous sommes bien placés pour faire certaines choses : je suis dans mon logiciel de messagerie, je téléphone, je suis au bureau, etc.) et sur les projets…

La démarche est simple. Il faut commencer par identifier et traiter toutes les sources d’informations… Je m’aperçois qu’involontairement c’est ce que j’ai fait dans le second article 🙂

Toutes les informations sont ensuite triées :

  • Inutile : poubelle
  • Pas d’action, mais information utile dans le futur : références
  • À voir peut-être un jour quand nous aurons le temps : frigo
  • Quelque chose à déléguer, déléguons : attente réponse.
  • Cela nécessite plus d’une action élémentaire : créons un projet à classer dans le dossier “projets” et déterminons la première action à mener qui rejoint la liste des autres actions élémentaires
  • Réalisons tout de suite ce qui prend moins de 2 minutes.

Au passage, quelle que soit la méthode d’organisation employée, la règle de base est de toujours ramener les tâches à des petites étapes mesurables ! On se voit avancer 🙂

Jusque-là, rien de bien original. Mais maintenant, prenons la liste des tâches à effectuer et rangeons la par contextes (Téléphone, Ordinateur, Maison, Courses en ville, Boss, Equipe, Internet, Email, Attente-réponse…) !
Chaque semaine, la collecte générale est organisée, les projets sont repris et les actions élémentaires suivantes à mener sont déterminées. Un passage en revu du frigo, une réflexion sur les priorités et la mise à jour des listes d’actions par contexte !

Dans la méthode originale, un système de 43 dossiers : 31 jours et 12 mois permettent de ranger les actions et documents correspondants que l’on a décidés de différer.
La majeure partie de cette description est issue du pdf de 5 pages (728 ko) GTD Brief d’Eric Lodi.
Au passage, pour les plus jeunes, le terme moleskine se trouvant fréquemment dans les descriptions de cette méthode, Julien Henzelin a effectué la recherche pour vous savoir ce qu’est la moleskine 😉

Voilà qui me satisfait mieux dans mon approche organisationnelle. On y parle à la fois de projets, d’idées, de priorités… Par contre, la notion des 43 dossiers ne m’inspire pas, tout comme le carnet ou les feuilles qui vous accompagne partout… et aucune référence n’est faite sur les archives (notre bibliothèque de référence pour le long terme !).

Je garde cependant le principe de gestion des tâches en fonction des contextes que je mettais déjà en place avant de découvrir cette méthode et la gestion des groupes dans «frigo», attente réponse, les dossiers projets. Par contre, les éléments de référence sont directement dirigés dans les dossiers appropriés. C’est là qu’intervient ma taxinomie…

Un disque dur et des applications au même régime…

Une savante hiérarchie de dossiers, classés par thèmes, par activités, par projets ou par périodes (ma taxinomie 😉 accueille les différents documents. Mais cette structuration se retrouve également dans les différents logiciels qui récoltent de l’information : Entourage, Url Manager Pro…

Notons au passage que j’ai demandé que l’ensemble des fichiers téléchargés conserve son adresse d’origine… dans la fenêtre des informations, histoire de garder facilement une trace de la source, en plus de la date de création.

Cette structure est reproduite sur l’ensemble de mes ordinateurs, ce qui simplifie la synchronisation des machines.

Seules exceptions, les adresses commerciales qui sont centralisées dans la base de données du CRM… Tout ce qui a trait à la partie commerciale doit rejoindre cette base afin de ne pas multiplier les différents listings de tout ordre !

Pour les adresses spécifiques à un dossier autre que commercial, les relations presse par exemple, l’outil est URL Manager Pro. J’ai omis de dire qu’URL Manager gère aussi les adresses mails… Le but étant d’avoir une source unique de référence !

C’est également cette rigueur de la source d’information référence qui nous a conduits à mettre en place un développement en FileMaker pour le centre de formation !

Le moteur de recherche et les fonctionnalités de l’ordinateur décrite précédemment font le reste… Alors, pourquoi classer me direz-vous ? Parce que en fonction de mes activités, il est parfois plus simple de prendre le dossier création de site web, le sous-dossier CSS 2, puis le sous-dossier Accessibilité pour obtenir une vue synthétique de l’ensemble des documents en ma possession… selon le classement de mon choix !

Pour certains projets, la mise en place d’un dossier intelligent permet de me créer rapidement une bibliothèque de sources d’informations d’origine disparates ! Par exemple, on vient de me demander des documents traitant du Marketing… Je vais créer ce type de dossier, car je sais que des documents sur ce thème sont à la fois dans le dossier Marketing pour le web et dans celui destiné à la gestion d’Ed productions !

Le danger d’une telle pratique de gestion de dossiers est de multiplier le rubricage à l’infini… Les dossier de premier niveau ne doivent pas être nombreux et ils sont plus ou moins détaillé et approfondie selon les thèmes.

Une politique de lien, vers les dossiers correspondants ou les éléments eux-mêmes (C’est l’une des qualités d’Entourage par exemple) est également mise en place…

Les liens particuliers que sont les alias de fichiers ou de dossiers placés dans un autre dossier ne sont pas à négliger ! L’alias permet d’éviter de dupliquer des fichiers qui pourraient trouver leur place dans plusieurs dossiers. Toujours cette notion d’unicité.

Des archives régulières, y compris des mails, sur des CD ou des DVD permettent de conserver les informations jugées obsolètes… dans le cadre d’un usage courant. Structuré de la même manière que l’ensemble des disques, l’information est facilement repérable… Toutefois, à l’usage, et devant les espaces offerts par les disques dur au fil du temps… les dossiers de ma bibliothèque numérique sont toujours présent sur les ordinateurs depuis l’origine… de la mise en place de ma «méthode», c’est à dire plus de 10 ans.

Et vous, vous employez quelle technique ? Je dois avouer que je n’ai jamais osé tenter l’expérience de l’empilement… qui consiste à empiler les document et à remettre le document sorti au-dessus !

Vous pouvez retrouver les quatre billets qui composent gérer sa documentation, son information et ses projets :

ed productions est ok, enfin presque

Comme annoncé dans le billet précédent, Ed productions à subit une refonte complète… aussi bien en création du site, en graphisme, en outils que pour son contenu… sans tomber dans les effets de mode ! On est de nouveau parti pour dix ans 😉

Quelques pages sont encore bancales en attendant l’arrivée de Ed Formations qui est pour l’instant dans un triste état :-)… mais l’ensemble se tient malgré tout, c’est déjà cela.
Les premiers échos que j’ai reçus sont positifs 🙂

Ed Productions tourne autour de cinq activités principales qui se chevauchent parfois :

Comme je l’explique dans la première news de l’actualité (encore une nouveauté, Ed Productions aura sa propre actualité qui sera, bien entendu, relayée sur ce blog), j’ai choisi un cms modulaire, en l’occurrence, Joomla… Ces CMS Modulaires sont pour moi l’avenir des sites internet pour les prochaines années… Ce sont eux entre autres qui enterreront se substitueront aux blogs… J’ai bien écrit les blogs sont morts.

Reste à croiser les doigts pour le référencement… ne pas perdre de position, ne pas perdre de position… Vous croyez que la méthode Couet fonctionne aussi sur Internet pour le positionnement des sites ? Pas Cauet, nan, c’est bien Couet que je voulais dire. Incroyable mais vrai (j’vais me géner je parle de télévision !), la méthode Cauet est présente dans Wikipédia, mais pas la méthode Couet 🙁 Ouf, depuis la page de la méthode à Cauet, un lien existe vers Émile Couet, l’inventeur de la méthode du même nom.

Donc, un retour vers une activité plus soutenu de ce blog est à prévoir… et déjà le dernier article de la série sur Gérer sa documentation, son information et ses projets.

«Ah, tu n’avais pas dit que tu devais finir la mise en place du récit de tes trois mille kilomètres parcourus dans la région du Nord-Pas-de-Calais en cyclomoteur sur Lille aux formations ? Il te reste la carte des étapes à compléter, à corriger l’orthographe des textes, à mettre une photo par page et à réaliser les liens hypertextes ! De plus, tu devrais te dépécher, car tu as décidé de participer à la dixième édition du concours maregionweb (les sites web de la région Nord-Pas de calais).»

C’est la voix de la conscience qui parle… mais ne vous inquiétez pas… Je ferais les deux si je ne suis pas submergé de travail en parallèle (ce qui est le cas en ce moment) 😉

Gérer sa documentation, son information et ses projets (3e partie)

La gestion des courriers électroniques

Nombreux sont les articles sur Internet autour de cette problématique de l’organisation que nous avons concernant l’email.

Contrairement à ce que propose en général ce genre d’article, ma messagerie est programmée pour recevoir le courrier toutes les 15′, et la messagerie de courrier électronique est constamment ouverte. Mais je peux rester une heure ou deux, voir une demi-journée sans consulter ma boîte. Cela m’arrive.

La première chose que j’ai mise en place, ce sont des adresses mail différentes. Je possède environ une trentaine d’adresses. Ainsi, une partie des courriers est récupérée dans le logiciel de messagerie mais aussi dans le CRM (Customer Relationship Management ou GRC —Gestion de la Relation Client en Français). C’est la partie commerciale.

Des adresses de courrier électronique différentes permettent également un tri aisé pour certains courriers : les messages qui concernent ce blog arrive à tel endroit, Lille aux formations à tel autre par exemple.

La seconde action mise en place, ce sont les règles… Elles permettent à la fois de trier le bon grain de l’ivraie (le spam du reste)… Certains messages vont directement vers la poubelle, d’autres passent par des dossiers transitoires étant marqués comme indésirable ou non, d’autres vont dans un dossier pub… Ces règles permettent également de diriger les courriers dans les dossiers qui leurs sont destinés.

Les mailings lists (en général sous compte gmail 🙂 arrivent également dans ma messagerie, mais sont filtrés pour être regroupées dans leur dossier unique. Cela offre l’avantage qu’en cas de surplus d’activité ou de manque de temps, je jette le contenu de ces dossiers sans le lire.

Ainsi, au niveau professionnel, je n’ai que quelques dossiers à surveiller régulièrement. D’ailleurs, une alarme est mise en place pour m’avertir de leur arrivée. Le titre apparaît dans le coin de l’ordinateur. Ce n’est pas pour cela que je fonce voir le contenu 🙂

Pour les réponses à ces mails, si elles ne demandent que quelques minutes, par habitude, je les traite immédiatement, si elle demande un peu plus de travail, je les regroupe en soirée (lorsque le téléphone ne sonne plus :-).

Les messages sont marqués automatiquement d’une couleur si l’émetteur appartient à mon carnet d’adresse selon sa catégorie (par exemple, les personnes référencées Blog en nord) apparaissent en marron). Une autre marque indique les messages concernant un projet.

J’affecte manuellement aux courriers une catégorie et éventuellement d’un drapeau afin de les retrouver rapidement en première lecture ! Ainsi pas de dossier «À répondre», et les dossiers font office d’archives (l’ensemble des mails lus).

Les informations du type rendez-vous, contact… sont également gérées de suite ainsi que les actions qui entrent dans la todo-lists ou en projet. En fait, c’est une méthode Trusted trio à la sauce ed ;-).

Dans le CRM, tout contact devient un lead (le lead est une expression employée dans les CRM pour définir un prospect à la base) ou affaire selon…

Pour les réponses, je fais beaucoup appel aux brouillons… Pour ceux que cela intéresse, j’ai laissé un long commentaire sur le blog du responsable de communication 😉 dans un billet sur les demandes de devis par internet.

Reste la lecture des mails et leur tri. Je tente de regrouper la lecture de l’ensemble des mails en une seule fois. Encore faut-il distinguer les courriers professionnels, les courriers d’amis proches, ceux des étudiants de la Fac et les autres. En effet, chaque catégorie à sa fréquence : journalière ou plus souvent pour la partie pro, journalière voir à 2-3 jours pour ce qui touche la fac et les amis, et quand j’ai le temps pour les autres 😉

Une exception, le dossier qui reçoit les commentaires des blogs, listes de diffusion que j’administre… qui est surveillé plus régulièrement, responsabilité oblige 🙂

Une lecture rapide des titres (ou titres de fils) permet de sélectionner notamment dans les listes de diffusion les courriers qui pourraient être intéressant.

Dans la majorité des cas, une simple lecture est suffisante.
Si une réponse est nécessaire, elle est immédiate.
Parfois, la réponse arrive quelques jours après la diffusion du mail d’origine, mais mieux vaut tard que jamais et ne sont des courriers à l’importance toute relative, sinon, ils auraient été dans un dossier «important», donc géré depuis longtemps.

Les adresses de site sont testées immédiatement… Il est à noter que parfois je vais sur le site de l’auteur du message si son site est indiqué ou si son adresse email le permet.

Quelques dossiers attendent les courriers… Celui qui concerne le référencement de mes sites, celui des archives (factures, numéros de code, login…) par exemple. Ce sont les seuls dossiers d’archives.

Si je dois conserver le message en dehors du logiciel de messagerie, j’enregistre sous… au format texte… et le courrier est classé directement dans le dossier qu’il doit rejoindre sur le disque dur.

Quelques liens pour aller plus loin dans la gestion du courrier

La gestion des fils Rss

Le gros problème des fils de syndication RSS ou ATOM est de réduire le rapport signal/bruit en ne conservant que les fils «de qualité» vous diront la plupart des spécialistes. Oui, mais c’est quoi un fil de qualité ? Un fil dans lequel au moins un message vous semble digne d’intérêt lorsque vous consultez le lecteur de fils ?

Certains retirent également les fils RSS où le nombre de nouveaux messages est trop nombreux… !

Pourquoi je n’approuve pas ces limites ? Déjà, en préambule, quel est votre usage des fils RSS ? Vous lisez quelques blogs de cette manière ?Vous avez mis en place des requêtes sur Google et Technoraci qui vous arrivent en fil donc, c’est un outil de veille ? Vous avez transféré les anciens mails que vous receviez des listes de diffusion vers le lecteur de fils ou vous continuez à les recevoir en courrier électronique ? Vous êtes abonnés à des forums ou vous continuer à vous rendre dans les forums ? Votre domaine d’intervention est le web 2.0 et rien d’autre ?

Et bien, moi, avec mes 800 fils je suis des blogs, je fais de la veille, je reçois des listes de diffusion, je consulte des forums, et comme je suis « spécialiste elearning », dans le domaine de l’éducation, dans le marketing, dans la communication, dirigeant d’entreprise mais aussi indépendant et donc TPE et accessoirement formateur, spécialisé en multimédia, internet, PAO, j’ose plus dire graphisme à cause de mon site, ancien photographe et rédacteur, fondateur de blog en nord (le thème pour celui là c’est les blogs), webmaster… J’arrête là, mais je pourrais encore en ajouter quelques uns.

Donc, je compte : veille, un ; liste de diffusion : deux, forum : trois, elearning : quatre, éducation : cinq, etc. Allez disons 20 rubriques. Donc, je prends 800 auquel je retire 60 (le nombre des anciens blogs qui sont simplement là en archive, j’expliquerai plus loin leur raison d’être) donc 740 divisé par 20 : 37 fils par catégorie ou thème… Vous trouvez que c’est beaucoup ? Moi pas.

Je m’explique de suite sur la raison de la présence de plus de cinquante fils «mort» dans mon lecteur. Les blogs dont son issus ces fils ont été pour moi des références (ils le sont encore pour certains même s’ils datent maintenant). Ce sont une partie de mes archives des fils RSS 🙂 Par l’expérience, j’ai découvert également que parfois ces anciens blogs renaissaient… de leurs cendres ! De toute façon, ils ne prennent pas de temps à lire, puisque aucun message nouveau par principe n’apparaît !

En plus, mes fils sont tous triés par dossier… et régulièrement vérifiés afin de «retirer» les liens morts (tous les 3 à 6 mois environ). Certains dossiers sont plus importants que d’autres et par exemple, au niveau des flux, celui qui s’intitule «appel d’offres» passe souvent à la trappe par manque de temps. C’est aussi facile de dire «tout marquer lu» que dans les logiciels de messagerie. Un clic droit sur le dossier et hop, le tour est joué 🙂

Je crois que l’on peut aisément pousser la comparaison entre la lecture des fils RSS et les emails… C’est du pareil au même. En tout cas, je pratique quasiment de la même manière sauf que je me retrouve plus souvent sur le web. Au passage, c’est le seul endroit où je consulte éventuellement podcast et vidéocast.

Sur le web

Si l’information qui m’intéresse se trouve sur la web dans un document au format Pdf, .doc, Ppt… donc dans un autre format qu’HTML, quasi systématiquement, je le télécharge. D’ailleurs, depuis Safari (le navigateur Mac) il est très facile de demander l’enregistrement des fichiers Pdf plutôt que leur ouverture à l’écran. Ils sont ainsi toujours consultés hors connexion.

Reste les autres pages du web. Dans ce cas, plusieurs solutions. Soit une impression directement en Pdf, soit un enregistré sous en archive web, soit une aspiration du site, soit une copie partielle d’écran (essentiellement pour des informations ponctuelles, les références d’un paiement par exemple), soit un glisser-déposer sur le bureau du texte qui m’intéresse, du schéma, de l’image… pour faire un extrait selon la terminologie du Mac que je pourrais de nouveau glisser-déposé dans une autre application. Au passage, si des utilisateurs Mac connaissent une astuce pour ouvrir directement ses extraits de texte depuis une application texte, sans glisser-déposer, je suis preneur 🙂

Mais qui dit web, dit URL. Sur Mac, j’utilise depuis très longtemps URL Manager Pro et les signets de Safari. Outre la lenteur de Firefox sur Mac, c’est ce petit + , outil dans la barre de menu, (il permet l’ajout facile des URL dans les signets) qui m’empêche de basculer complètement vers Firefox car depuis pas mal de temps, j’ai quelques soucis avec mon navigateur vedette 🙂 (Je devrais reformater complètement mon ordinateur, mais je dois changer, je l’ai déjà dit, alors par fainéantise, j’attends le changement :-))

Comment s’effectue le choix du stockage dans Safari ou URL Manager Pro ? Dans Safari, l’ensemble des sites que je fréquente assidûment (ma banque par exemple) sont référencés, ou ceux qui sont des outils. De même, les sites dont j’aurais rapidement besoin (les formateurs que je souhaite contacter transite en général par les signets de Safari).

URL Manager Pro est chargé de récupérer les adresses en archives, éventuellement commentées. Tout est classé par dossiers, sous dossier… Les adresses des sites ou des articles qui m’inspirent pour écrire tels ou tels billets sont également inclus.

Une petite exception, pour préparer mes billets qui sont principalement des listings de liens (j’ai en stock actuellement les tutoriaux de Photoshop, Flash, Dreamweaver, les fonds PowerPoint), je préfère employer en stockage provisoire Sidenote (disponible quelle que soit l’application) qui permet une rapide prise de notes depuis un tiroir placé directement sur le bureau.
Un passage par copier-importation me permettra de les installer dans URL Manager Pro pour une ouverture plus rapide au moment de la rédaction du billet. URL Manager Pro permet également de stocker les signets de Safari et les marques-pages de Firefox… et génère du html…

URL Manager Pro va encore beaucoup plus loin dans la gestion des adresses du web, des adresses de courrier électronique… mais, je n’ai jamais pris le temps d’explorer sa documentation 🙁

Le web nécessite de plus en plus de gestion de mots de passe. Bien sûr, il existe la solution d’employer constamment les mêmes codes, sauf que, au niveau sécurité ce n’est pas le pied et que dans certains cas, vos codes habituels ne fonctionnent pas… Sur Macintosh, un utilitaire, le trousseau d’accès est livré dans le système… seulement, je ne le trouve pas très performant. Mon choix se porterait plutôt sur Web Confidential (le complément d’URL Manager Pro-), mais je dois encore tester keepass… Vous l’aurez compris, je suis à la recherche de la perle rare dans ce domaine, enfin, non de l’outil qui me convient !

L’emploi d’un logiciel de gestion de code d’accès m’évitera de disperser les codes d’accès, les codes d’enregistrement des logiciels, les codes divers et variés de la vie de tous les jours en un seul endroit, alors qu’ils sont disséminés dans mon ordinateur actuellement : dans Typist, dans le trousseau d’accès, dans des fichiers textes…

Vous pouvez retrouver les quatre billets qui composent gérer sa documentation, son information et ses projets :

Gérer sa documentation, son information et ses projets

Malheureusement, trop d’information tue l’information.

Nous vivons dans le monde de la communication et de l’information. Mais, si pour beaucoup d’entre nous l’accès à cette pléthore d’information est un atout, encore faut-il la gérer. D’autant plus, que ce soucis n’ira pas en diminuant.

Alors, pendant que bibliothécaires et documentaliste réfléchissent aux web 2.0, je vais tenter de réduire le débat à ma petite personne l’individu : vous et moi. Nous sommes tous confrontés à un degré plus ou moins important à ce type de problème.

Je vous donne mes solutions et mon point de vue, comme «entrepreneur individuel» (je suis une TPE à moi tout seul) ou particulier, au choix, en échange, j’attends vos préconisations et vos remarques dans les commentaires.

Toutefois, une petite remarque dans ce préambule, je suis sur Macintosh, j’emploie donc les outils qui fonctionnent avec l’ordinateur à la pomme. Mais, je pense que l’on peut trouver des équivalents sur PC ou pour les propriétés propres au mac, elles arrivent sur les pc avec Vista.

L’enjeu de l’information est de taille et je ne pense pas qu’il soit possible de séparer la recherche d’information, la veille, l’action qui en découle et son archivage.

Je ne m’appesantirais pourtant pas sur la « recherche efficace de l’information » dans les sources externes : les moteurs de recherche, les forums, les « agents de surveillance », les listes de diffusion, les fils RSS, etc. De même, je ne dirais rien de la sélection de l’information et de son évaluation. Ce n’est pas l’objet de ces billets.

Revenons donc au traitement de l’information…

Mais déjà, un premier problème se pose. Est ce que je dois garder l’information « physiquement » chez moi (une bibliothèque numérique individuelle) ?, est-ce que je dois laisser l’information en ligne et ne garder que le lien vers elle ? , est-ce que je dois diffuser l’ensemble de mon information sur les différents outils sociaux (je pense à Delicio-us ou Blogmarks par exemple), est-ce que je dois faire un mixte de ces solutions ? Et de là, on peut facilement rebondir sur d’autres question : à qui je confie mes informations (mes collègues, des amis, etc.) ? Quand ai-je besoin de ces informations (au bureau, en déplacement, etc.) ? Où j’archive les données ? Quels types d’informations m’intéressent et pourquoi (l’évaluation de ses besoins) ? Combien de temps dois-je les stocker ? Bref, un vrai travail de documentaliste 😉

Gérer sa documentation, son information et ses projets (2e partie)

Avant d’aller plus loin, je pense qu’il est intéressant de réfléchir sur nos sources d’informations. C’est elle qui en général sont le plus chronophage…

Les sources d’informations

En voici quelques unes que j’emploie

  • Les prises de notes sur une feuille de papier, sur un cahier, sur un post-it (le griffonnage sur la main je n’aime pas, mais certains le font et c’est certainement efficace pour eux) sont régulièrement remisent dans les outils informatiques de gestion de l’information… Je rêve d’un bureau sans papier (y’en a qui doivent rigoler, ceux qui connaissent mon bureau !)
  • Les appels et messages téléphoniques transitent en général par la prise de note.
  • Le courrier papier, traditionnel, me pose un éternel problème… Je n’ai toujours pas trouvé l’application sur Macintosh qui permet d’organiser le traitement de ce courrier : date de réception, réponse pour le, à envoyer avant le, endroit du classement, a qui a été remis le courrier… bref, là le bas blesse, je manque totalement d’organisation…
  • Pour le courrier électronique, je m’expliquerai en détails dans le prochain billet, mais bien géré ce n’est pas le média le plus chronophage…
  • J’ai toujours autant de mal à participer et même à suivre les forums. Pendant longtemps, la contrainte que j’y voyais : devoir se rendre sur le forum pour le consulter, était le frein majeur. Quelle perte de temps 🙂 Depuis l’apparition des fils de syndication dans ces mêmes forums, mon travail est simplifié… mais curieusement je trouve qu’il est plus difficile de lire un fil de discussion dans un forum que dans une liste de diffusion ! Le seul regret de cette lecture par fil, le nombre d’articles maigrichon destiné aux lecteurs Rss.
  • Les listes de diffusion (groupe de discution) rejoignent le traitement des emails ou celui des fils RSS.
  • Les newsgroup auxquels je suis resté abonné sont rares… mais ils ne sont plus consultés à l’aide d’une application spécifique, mais grâce aux groups de Google qui arrivent directement comme un mail.
  • Les wikis… Leur lecture grâce aux fils qui les accompagnent n’est pas très compliqué et pas très longue sauf si l’on est abonné aux modifications d’un wiki ! lls sont inclus dans la lecture des fils Rss. Par contre, comme je ne suis pas inscrit à des milliers de wikis et que j’y interviens de façon sporadique, je trouve toujours aussi complexe la création ou la modification d’articles. Une grosse demi-heure la dernière fois pour un article de quelques lignes, car il m’était impossible de me rappeler comment inscrire un lien !
  • Les fils de syndication seront analysé un peu plus loin… C’est à l’heure actuelle l’un des deux « bouffeurs » de temps de ma veille car de nombreux liens vers le web existent.
  • Le web en général… L’attrape nigaud par excellence, c’est l’autre « bouffeurs » de temps. Tout conduit vers le web : les fils, les listes de discussion, les e-mails… et bien entendu les recherches que l’on effectue sur ce moyen de communication. En plus, il est tentant lorsque vous possédez des outils en ligne de s’égarer sur la toile. Le danger justement est de se disperser. Généralement, j’essaye de regrouper mes visites et de rester concentré sur mon sujet… Prenons l’exemple de mes fils Rss, je vais rarement sur le site d’où provient l’information hormis pour laisser un commentaire… et j’ouvre les liens dans mon navigateur en tâche de fond, mais j’attends d’avoir une dizaine de pages ouvertes avant de les consulter…
  • Mon comportement face aux réseaux sociaux est hétérogène. Si je prends le cas de Viaduc, on ne peut pas dire que j’y passe beaucoup de temps… Inscrit en version gratuite, je reçois de temps à autre un courrier récapitulatif, que parfois «j’oublie» de lire. Si le nom d’une personne m’intrigue, si je vois que j’ai reçu un message, j’y fonce, consulte et répond au besoin rapidement et ciao… Par contre, concernant MyBlogLog et Ziki, surtout pour le premier, j’ai encore tendance à aller voir le site de mes visiteurs… J’analyse le positionnement de ce nouveau blog, son intérêt, etc. et je choisis de m’abonner ou non au fil du (des) sites… ce qui viendra augmenter d’autant ma longue liste des fils Rss… Donc, les réseaux sociaux, tels que je les utilise, ne font pas partie des sources de «temps perdu» mais par contre sont un facteur indirect du temps passé à éplucher les fils de syndication.
  • Le chat ou IRC (Messagerie instantanée), je les ai exclues quasiment depuis l’origine. J’ai connu l’époque du Minitel, moi Mösieur, et je connais le temps que l’on peut y passer. De plus, comme je suis bavard, cela n’arrange rien 😉 Donc, sauf exception, je n’utilise pas les possibilités offertes par les messageries. Je l’ai employé une seule fois pour un problème urgent à régler, pour une discussion à plusieurs, et je n’ai rien fait d’autre pendant ce temps-là !
  • Les Digg like m’occupent plus de temps à inscrire mes billets qu’à les utiliser. Parfois, si je parcours la page lors de l’inscription d’un billet, je détecte une info qui semble intéressante et je clique sur le lien pour visiter le site.
  • Les podcasts et vidéocast sont rarement à mon menu. Je me suis exprimé à de multiples reprises à ce sujet. Rien d’ailleurs n’est prévu chez moi actuellement pour leur archivage 🙁
  • Dès leurs arrivés, les livres sont saisis dans le logiciel Books qui permet de récupérer les infos chez Amazon France en indiquant le code Ibsn. Ceci me permet de gérer les prêts et dans l’avenir, je pense y ajouter les tables de matière, voir un résumé. Ensuite, lors de leur lecture, ils sont annotés ou pour certain mis en carte heuristique… (je fais encore confiance à ma mémoire pour les autres :-)) Notez, que j’ai mis en place le service Vigilibris pour surveiller la sortie des ouvrages qui m’intéressent. Là encore, j’accumule les références dans le panier de mon fournisseur jusqu’au moment de la commande groupée.
  • Les journaux et revues devraient rejoindre Books tôt ou tard, y compris leur table de matière… Pour l’instant, là encore, je me fis à ma mémoire ! Par contre, les extraits de journaux (les pages déchirées) s’ils ne sont pas traités rapidement (mis sous forme de note sur l’ordinateur), s’accumulaient dans les étagères… Je finis ma phrase précédente au passé, car je n’en conserve quasiment plus… Je préfère au besoin les traiter et les mettre au format informatique, sinon direction poubelle. Une seule exception, les recettes de cuisine 😉
  • Les catalogues et programmes des salons, des exposants, les annuaires papier, etc. sont stockés dans des endroits précis. Seul ma mémoire sait où.
  • Les cartes de visite sont saisies dans le carnet d’adresse personnel ou dans le CRM si cela concerne l’entreprise.
Les outils d’acquisition de l’information

Cette liste des supports de l’information est à mettre en parallèle avec le matériel possédé (je ne parlerai pas «papier, ni boite à chaussure». Je dis bien matériel et non outil (les outils sont pour moi dans ce cas les logiciels par exemple) :

  • Téléphonne
  • Téléphonne portable
  • PDA
  • Ordinateur fixe
  • Ordinateur portable

Pour la téléphonie, je fais figure d’ancêtre… Je suis accroc du téléphone filaire 🙂 Pas de portable, pas de Skype… mais cela ne m’empêche pas de prochainement tester Wengo.

Le «t’es où», très peu pour moi. Les fils à la patte me gêne pour mon indépendance. J’aime être où je suis sans avoir à en avertir l’ensemble des personnes avec qui je communique. J’entends déjà les réactions. «T’es pas obligé de le dire !» Sauf que j’entends lorsque quelqu’un m’appelle depuis une gare, depuis un café, en voiture… Les autres également lorsque je le fais.

Autre contrainte des téléphones portables, on peut vous déranger pour la moindre peccadille partout, à toute heure, quel que soit le moment ! Je donne des exemples. j’apprécie de faire une coupure avec le travail lorsque je suis dans ma maison de campagne ou lors des vacances… Comment faire avec ce fichu portable ? Déjà les voix s’élèvent. «Il suffit de le couper !» Et oui, mais mes amis ont aussi le droit de me contacter… Pire en soirées. Je me demande toujours à quel heure finie le travail des uns et des autres avec les portables.

Le portable relativise également la notion d’urgence. Si l’on me demande quelque chose qui est urgent, que je suis absent, un filtre naturel, le répondeur est en place. Cela demande un effort. La personne n’attend pas malgré l’urgence une réponse dans la minute (vous, vous en connaissez beaucoup de situations qui demandent une telle réactivité ?). Je peux en effet être en déplacement toute la journée et mon assistante absente… Quand j’appelle mon interlocuteur, il n’est pas surpris même si c’est le lendemain matin… Changeons le décor… J’ai mon portable… Un appel (une urgence) que j’entends sur le répondeur… Si je ne réponds pas dans la journée, je passe pour un incapable, quelqu’un qui manque de sérieux…

À l’extrême, si j’en crois les réactions concernant le courrier électronique du type :«Pour ma part, je pars du principe qu’un client qui prend la peine de m’envoyer un Mel, mérite une réponse dans l’heure» en commentaire d’une Méthode pour répondre aux mails efficacement, je me dis que si je ne réponds pas dans le quart d’heure à ce type là après son message sur mon téléphone portable, c’est foutu.

Je sais que nous sommes dans un monde où tout s’accélère, où tout va vite (trop vite diront certains) mais de là à confondre vitesse et précipitation, il n’y a qu’un pas… que je tente de ne pas franchir. Ma liste des griefs concernant les portables est encore longue : ils sont compliqués à utiliser, je n’aime pas parler en public de choses que je juge privé (j’ai déjà assisté à des conversations téléphoniques, dans des trains par exemple, où j’arrivais à découvrir qui étaient les deux interlocuteurs et connaissais leurs positions respectives sur des projets sans qu’aucun des deux protagonistes ne le sachent), je n’y comprends rien au sms, etc.

Et pourtant, à la vérité, je possède un téléphone portable pour émettre des appels… car, je lui reconnais quand même quelques utilités. Mais n’essayez pas de me laisser un message dessus, je risque de vous rappeler quinze jours plus tard. J’ai beau dire aux personnes que j’appelle, à l’aide de mon portable, de ne pas mémoriser mon numéro, régulièrement, j’ai des appels sur ma messagerie !

En fait, pourquoi je parle du téléphone dans ce billet… je semble éloigné de mon sujet… je ne le crois pas. Le téléphone portable est un moyen de «dispersion» et «d’erreurs» de notre information… Comment tenir à jour la liste des numéros de téléphone de mon portable avec celle de mon (mes) ordinateurs ? Comment synchroniser mon emploi du temps ?
J’ai le même raisonnement pour le PDA…
Je crois que j’adopterais le téléphone portable, le jour qu’il remplira les fonctions de mon ordinateur portable 🙂 Son arrivée est relativement proche, j’en suis persuadé.

Je possède un ordinateur fixe sur lequel sont gérés toutes mes informations, qui me sert de stockage (L’autre ordinateur fixe est employé par mon assistante). Mais pour combien de temps encore ? L’informatique de bureau dans l’avenir ne se résumera-t-elle pas en un macmini équipé d’Apple TV, qui sera le centre serveur, auxquels se connecteront et se synchoniseront automatiquement nos portables (qui au passage, seront aussi nos téléphones).

Je dois prochainement renouveler mes ordinateurs (un poste fixe et un portable) et je me pose cette question cruciale : est-ce que je dois acheter un nouvel ordinateur fixe ? est-ce que je dois acheter un portable et un écran sans acheter de poste fixe, etc. Une chose est sûre, ce sera un ou des Mac. Pourquoi s’équiper d’une multitude d’ordinateur (s’équiper également d’un PC) alors que dans un Mac, on a accès à l’ensemble des OS disponibles. Mon seul frein au jour d’aujourd’hui… L’absence de tablet PC Apple même si l’Iphone nous en rapproche.

Ce choix matériel influence en réalité beaucoup de décisions qui permettent la gestion de mes informations et de mes projets… Je me résume. Grosso-modo, je possède un serveur Apache connecté à Internet et accessible à distance par son site Web… (Le serveur Apache est d’origine sur Mac). C’est le poste fixe sur lequel je travaille régulièrement. Le portable me sert lors de mes déplacements… Il est synchronisé manuellement avant chaque départ, et au retour si besoin, pour sa partie agenda, carnet d’adresse perso, courrier électronique, documents créés ou récupérés, pour les outils de gestion de l’information, etc. Le CRM est disponible en ligne, ainsi que certaines bases de données essentielles pour le travail…

Quand je dois gérer de l’information, rechercher une documentation, surveiller un projet, que je sois sur mon portable ou sur un poste fixe, j’ai les mêmes outils à ma disposition, les mêmes arborescences, les mêmes classifications… un clone quasi parfait dans ce domaine.

Vous pouvez retrouver les quatre billets qui composent gérer sa documentation, son information et ses projets :

travailler autrement dans les TPE : travail collaboratif ou le travail en web 2.0 ?

Depuis le mois de septembre, nous mettons en place une nouvelle structure. Du travail en quasi solitaire (indépendant pur et dur), la structure d’Ed Productions passera prochainement en SARL avec trois personnes dans les bureaux (ou à la direction), une centaine de formateurs qui gravitent autour de nous, etc. Cette évolution est l’occasion de mettre en place des procédures diverses et variées où nous tentons d’utiliser au mieux les possibilités offertes par les NTIC.

En parallèle, suite à un billet de Sylvie, j’avais demandé le Petit précis de l’efficacité collective – Travailler autrement. Ce livre blanc (bleu en réalité) de 130 pages rassemble des analyses, témoignages et réflexions sur l’efficacité du travail collaboratif… Le travail web 2.0 en fait 😉
Vous pourrez recevoir gratuitement cet ouvrage (je sais, c’est Microsoft qui est derrière, mais… après tout pourquoi pas, ne soyons pas sectaires).
Le débat proposé sur le blog EC 2006 (efficacité collective 2006) a semblé tourner court. Aucune mise à jour depuis la parution du livre et peu de commentaires dans les derniers billets… Dommage. Les limites du social promis sont-elles atteintes ?

Une lecture du livre en parallèle avec les mises en place d’outils dans notre TPE (Très Petite Entreprise) me semblait intéressante. Une TPE a-t-elle besoin ou non d’utiliser ce modèle de travail ? Première remarque, notre structure est éclatée. Même si nous avons un siège social comme toute entreprise, la gestion et l’organisation n’ont rien de traditionnel.

Plantons le décor. Les fondateurs de la SARL sont deux solos pur jus, qui veulent garder leur indépendance, aux méthodes de vente similaires (nous vendons nos prestations tous les deux seulement à l’aide d’internet). Qui plus est, nous sommes deux spécialistes du web (plutôt orienté avec la vision d’une agence de publicité pour l’un, plutôt orienté marketing pour l’autre, et une volonté de veille et de KM commune). Enfin, autonome, nous souhaitons le rester, ne serait ce que par nos lieux de résidence éloigné l’un de l’autre et par le choix de notre structure mobilière. Nous sommes de véritable «enfants» du monde du travail de l’internet, professionnels de l’information (sans le savoir notre assistante et nos formateurs sont également des pros de l’info car ils nous remontent tous des informations :-)))

Les questions rapidement évoquées pour notre organisation étaient : «quelle forme d’organisation» allions-nous prendre ? Un élément important dans cette décision était la confiance que nous nous accordions les uns aux autres, car le partage de l’information et le partage de connaissances n’est pas si simple… Nous devons passer d’un schéma : je cherche et garde l’information pour moi à je cherche et diffuse l’information à tous…

Personnellement, je connaissais le problème suite à des audits réalisés dans différentes organisations. L’une des constance a toujours été la multiplication des bases de données sur des sujets identiques et les querelles qui consistaient à dire : «je ne veux pas qu’untel sache qui je contacte, etc.» En corollaire, les bases de données aux informations identiques se multipliaient dans l’entreprise et aucune base commune, complète n’existaient.

Cela ne m’empêche pas d’avoir un mal fou à me séparer de mon système de gestion d’agenda actuel pour le basculer sur un agenda collaboratif… et je me trouve une tonne d’excuses pour ne pas m’en séparer complètement. Comportement stupide mais humain… Quelle information doit rester privée, quelle information est publique ? Jusque-là je pouvais allégrement marier les deux, car certains rendez-vous correspondaient aux deux… C’est la même chose avec le carnet d’adresse… La culture du collaboratif n’est pas innée. Loin de là.

Pourtant, dans le monde actuel, une adaptation permanente et continue de chacun est nécessaire. Déjà, les technologies évoluent chaque jour, de manière rapide et parfois de façon radicalement différentes. Ceci nous oblige à trouver des solutions souples d’adéquation entre technologie et organisation de l’entreprise. Par exemple, nous voulons garder la souplesse, la réactivité des indépendants (structure d’une personne) au sein de la SARL (structure de plusieurs personnes)…

Pour nous, le travail collaboratif efficace doit être un avantage concurrentiel en termes de vitesse, d’innovation… Mais pour cela nous devons penser le management autrement, bien loin des structures en pyramides ou autres apprises à l’école… Les modèles restent d’ailleurs à inventer. Mais d’ailleurs y aura-t-il un modèle ou des modèles tel qu’on nous l’enseigne encore aujourd’hui ? Les usages de ces outils de collaboration n’en sont qu’à leur balbutiement, même si, lorsque je travaillais pour le journal Icônes à la fin des années 80, je me rappelle avoir été attiré par le logiciel CAT, prémisse du collaboratif au niveau commercial (un CRM avant l’heure 🙂

La mise en place d’un système collaboratif doit résulter d’une réflexion globale sur les objectifs à atteindre. La tentation est forte de supprimer les anciennes méthodes et les anciens outils. Est ce raisonnable ? faut-il le faire ? Je ne le pense pas. C’est cette alliance entre ce passé récent et les nouveaux outils et méthodes qui doit être optimisé.

Après tout, si les outils n’existent pas, il n’y a pas de méthode.Donc, ne laissons pas les outils NTIC prendre le pouvoir. C’est nous qui devons décider de ce que nous apporte l’outil et non l’outil qui doit nous imposer une façon de voir. De plus, les possibilités des outils collaboratifs proposés sont tellement riches que constamment nous devons penser à mesurer l’évolution de leurs usages dans la qualité de notre travail.

L’utilisation du mail est un bon exemple… Combien sont débordés par la gestion de leur courrier électronique ? Passer moins de temps à lire ses emails, Email consideration. Là encore après l’appropriation de nouveaux usages sont à créer, voir même à disparaître : Et si l’e-mail disparaissait ?. J’avais l’impression qu’Adrien Ferro avait également mis un billet à ce sujet mais je ne le retrouve pas 🙁

Le choix de mentionner l’usage du courrier électronique n’est pas anodin.La collaboration est souvent réduite à l’email et l’usage des autres outils est quasi nul, surtout pour l’organisation des réunions, parmi les personnes qui ont répondu à l’enquête d’EC 2006…

Mais revenons à notre situation. Nous n’avons pas eu le problème que doivent rencontrer les structures existantes et qui veulent évoluer : la mise en place d’un processus pour les applications informatiques plaquées sur des processus fonctionnels existants. Chez nous, le terrain était quasiment vierge. Si nous devions faire l’analyse de l’existant, il était pour ainsi dire presque nul. Bien que, chacun de son côté, nous eussions nos propres outils et nos propres démarches.

Le choix des outils de NTIC ou de coopération est lié à notre niveau dans la configuration de ces outils (nous avons abandonné certains outils qui nous semblaient intéressants car nous n’avons même pas su les installer) et des ressources dont nous avons les capacités à mettre en oeuvre (au niveau matériel notamment, d’autant plus que nous travaillons tous sur Macintosh).

Nous réalisons l’ensemble des installations, la maintenance, la gestion de ces outils… en prenant notre temps. Un nouveau module est ajouté si nous avons suffisamment exploré les possibilités des modules précédents. Ce sont pour la plupart des outils libres ou/et gratuits que nous paramétrons pour notre usage car aucune solution ne semble prévue pour les TPE dans ces domaines !

Autres critères pris en compte dans nos décisions : l’outil doit permettre de travailler facilement avec nos partenaires et/ou nos clients en tenant compte de l’arrivée des systèmes nomades. Enfin, l’ergonomie est également l’un des éléments du choix (peu de ces outils sont réellement ergonomiques et ils sont pour certains d’entre eux d’une lenteur, mais d’une lenteur…) ainsi que la préservation voir le développement des relations humaines. Nous sommes d’autant plus attachés à ce dernier point qu’un freelance travaille seul et a appris à se créer un réseau autour de lui : sa bulle de «connaissances humaines». De plus, par différentes expériences (blog en nord, la liste de discussion des étudiants…), nous connaissons le potentiel de ces outils pour des relations humaines, sociales…

Parmi les outils que nous souhaitons mettre en place, on trouve des outils de messageries interne, des portails, des blogs, de cartographie sémantique, de gestion de tâches, d’emplois du temps et de carnet d’adresses partagés, de gestion, de gestion de documentations (sans aller jusqu’à la numérisation de tous les documents, des infos, des données), de gestion de liens, de gestion de fils RSS, de gestions de projets, de gestion de clientèles, de base de connaissances… tel que l’on peut les trouver en partie dans egroupware, Mindmanager, SugarCRM, de Joomla ou Drupal, de WordPress ou Dotclear, et d’applications de gestion plus classique que nous avons développé et mis en ligne… Il est, bien entendu, que nous n’oublions pas les bonnes vieilles technologies comme le courrier électronique, le téléphone, le papier et le stylo, y compris les rencontres physiques formelles et informelles.

Allez, histoire de râler comme à l’accoutumer, j’ai deux reproches à formuler à ce Petit précis de l’efficacité collective. Dans la classification peu enthousiaste, on trouve comme critère : «jamais d’utilisation de la messagerie instantanée ou de chat» et dans la classe des meilleurs, les motivés et bien impliqués : «utilisateurs en permanence de réseaux sociaux». Difficile pour moi de respecter cette classification. Ne jamais utiliser de messagerie instantanée n’est pas une preuve de non-travail collaboratif. J’appartiens à ceux qui refusent l’emploie du téléphone portable et du chat pour une seule et même raison, nous (dans le sens de la population des personnes qui travaillent) n’avons pas encore compris la différence entre urgence, prioritaire et standard… Avez-vous déjà remarqué comme les personnes vous demandent tout, tout de suite… Pardon, pour hier ? Ne me dite pas que c’est le monde qui s’accélère qui veut cela… je n’en crois rien !

L’autre aspect du livre blanc qui me procure quelques soucis concerne la description du futur diplômé qui pratique et s’est approprié : «le téléphone portable, l’ordinateur portable équipé de wifi, qui possède un blog, qui a collaboré à des wiki, qui reçoit ces relevés par SMS, qui téléphone via skype, qui chat»… J’arrête là. Oui, bien sur qu’ils possèdent le matériel, qu’ils pratiquent certaines de ces activités (certaines, car ils ne savent pas tous ce qu’est un wiki par exemple ; alors de là à savoir collaborer la marge est grande).

Je relativiserai beaucoup ces propos et je suis beaucoup moins optimiste que cette version utopique de la chose. D’ailleurs je me méfie beaucoup des discours que l’on entend dans les écoles : vous êtes les meilleurs (dans toutes les écoles que j’ai fréquentées et dans celle de mes amis, nous avons entendu cette phrase), vous imposerez (désolé, vous m’n’imposerez rien du tout. Tout au plus vous suggérerez dans le meilleur des cas).

Pour la plupart des jeunes que je connais, le blog c’est pour des pages persos. Les entreprises n’en font pas 🙂 Donc pourquoi voudraient-ils créer un blog en entreprise et pourquoi y participeraient-ils ? Le chat est réservé à des discussions entre amis, voir à la drague… Comment peut-on utiliser un outil de drague dans l’entreprise ? Que dire de la recherche d’informations ?

Pour pratiquer la gestion de projet de manière collaborative avec les étudiants depuis plusieurs années, je peux vous dire que ce n’est pas gagné d’avance… Que d’efforts même à déployer pour essayer de faire adopter un CMS ! Que d’efforts pour leur faire dire «ah oui, on pourrait prévoir une zone collaborative dans le site» ! Que d’efforts pour qu’ils essaient de garder un blog actif !

Ah oui, pour la petite histoire, j’ai téléchargé (pdf – 781 ko – 19 p.) et tenté de remplir (36 questions) le questionnaire de base (30 à 40 minutes prévues) mais le pdf n’est pas interactif et n’espérez pas obtenir une synthèse immédiate de vos réponses sous forme d’un profil graphique (sic), cela n’est plus possible… Le collaboratif dans la circonstance a une durée de vie inférieure à un an 🙁

Pour compléter mes propos, certains seront peut-être curieux de savoir comment d’autres réagissent :

Pareto, 80-20

Depuis quelques mois je pense souvent à me replonger un peu dans cette loi de Pareto. Plus exactement depuis le billet de Christophe : Questions sur le traitement de l’information provenant du web
Comme je n’ai pas eu le temps courage de regarder dans mes anciens cours de marketing, ni de feuilleter l’un de mes livres de chevet en étant étudiant : le Kotler-Dubois, etc. Pourtant, je souhaitais me rappeler cette loi empirique des 80-20 que nul ne peut expliquer.

De Pareto à la loi de Pareto

Vilfredo Pareto était un sociologue et économiste italien du début du XXe siècle. Parmi ces nombreuses activités (sociologie, politique, économie, statistiques), celle qui nous intéresse et qui le rend célèbre est son observation que 20% de la population possédaient 80% des richesses en Italie (On peut aujourd’hui élargir à d’autres pays ou à la Terre entière. Ainsi donc 80% des richesses sur la planète sont détenues par 20% des individus). Cette observation est généralisée par la suite, notamment par Joseph Juran (1954), sous le nom de «distribution de Pareto», puis étendue à d’autres domaines sous le terme de «loi de Pareto».

Principe des 80-20

De nombreux phénomènes obéissent à la loi des 80-20 (certains le considère comme quasi universel), et généralement 20% des causes produisent 80% des effets (ou si 20 % des facteurs influencent la plus grande partie de l’objectif), la loi de Pareto se transforme en outil d’aide à la décision. Voici l’énoncer de cette loi : «dans tout groupe de choses contribuant à un effet commun, la majeure partie de l’effet est attribuable à un nombre relativement faible de ces choses.»

Ce principe des 80-20 s’applique à la sociologie, à l’électronique, dans le trafic Internet (routeurs, taille des fichiers échangés, durée des sessions FTP ou HTTP). La distribution de Pareto est utilisée au niveau de l’entreprise, en marketing, dans le domaine de la gestion de stock, en gestion de la qualité, aux ressources humaines, etc. et dans bien d’autres domaines encore.

Des exemples

  • 20 % des clients représentent 80 % du chiffre d’affaires
  • 20% des produits représentent 80% du chiffre d’affaires
  • 20% des ventes représentent environ 80% de la marge bénéficiaire
  • 20% des indicateurs fournissent 80% de l’information de gestion
  • 20% du personnel total est concerné par 80% des accidents du travail
  • 20% des causes peuvent être à l’origine de 80% des défauts
  • 20% des clients sont à l’origine de 80% des réclamations
  • 20% des pièces stockées dans une entreprise représentent 80% de la valeur du stock
  • 20% des fournisseurs représentent 80% du volume d’achat total
  • 20% du personnel assurerait 80% du travail
  • 20% de l’effectif d’une entreprise représente 80% de la masse salariale
  • 20% des automobilistes causent 80% des accidents
  • 20% de vos vêtements seront portés 80% du temps
  • 20 % de l’effort à l’entraînement permet d’atteindre 80% de la performance pour un sportif
  • 20% de votre activité fournit 80% de vos résultats
  • 20% des élèves produisent 80% des dégradations
  • 20 % des étudiants demandent 80% de l’énergie d’un enseignant
  • 20% de la population mondiale a accès à 80% de l’eau potable
  • 20% de la population paie 80% des impôts
  • 20% des hommes ou femmes politiques détiennent 80% de l’espace débat
  • 20% des délinquants génèrent 80% des délits
  • 20% des joueurs de foot marquent 80% des buts
  • 20% des entreprises réalisent 80% du PIB
  • 20% des problèmes représentent 80% des préoccupations
  • 20% des pays sont émettent 80% des gaz à effet de serre
  • 80% de votre temps pour 20% de résultats
  • 80 % d’accomplissement d’une mise au point nécessite 20 % de l’effort en gestion de projets

quelques liens pour compléter

Certain érige quasiment la loi de Pareto en principe de vie pendant que d’autres pensent que la longue traîne d’Internet met à bas le principe de Pareto.

Autre exception au tableau, les intervenants sur le web (sur un site ou sur Wikipédia) où la répartition est plutôt de type 90/9/1 (loi de Zipf) !
Bon, allez, je vous laisse chercher des exemples que vous pouvez noter en commentaires… Moi, je réfléchis déjà à Murphy… Oui, oui la loi de Murphy, cela vous dit quelques chose ? Je vous promet d’en parler un de ces jours 😉

Choisir ou établir un programme de formation

Je viens de vous parler d’une demande de la personne qui doit suivre une formation avec moi dans les prochains jours. Mais j’aimerais revenir quelques peu en arrière, sur la manière dont nous sommes arrivés à cette formation…

Cette stagiaire qui travaille dans le milieu du textile m’a contacté par téléphone pour me demander des renseignements pour une formation à Illustrator et une formation à Photoshop. Bien sûr, nous réalisons ce type de prestations. Mais, en dialoguant un peu avec elle, nous avons peaufiner sa demande… Elle ne cherchait pas à connaître Photoshop, ni Illustrator car elle connaissait déjà ces deux logiciels. Elle recherchait un formation genre perfectionnement afin de régler les problèmes qu’elle pouvait rencontrer avec son imprimeur… Plutôt que de mettre en place une formation Photoshop et Illustrator de 2 à 3 jours chacune, nous avons préféré lui proposer une formation qui semble plus adaptée, issue de notre formation à la chaîne graphique sur 2 jours.

Gentiment, cette personne m’a envoyé ce que proposait certains de mes confrères centres de formations… :

  • Mise à niveau et perfectionnement à Adobe Illustrator pour la réalisation des documents « papier » et pour la préparation des documents à l’impression. + Mise à niveau et perfectionnement à Adobe Photoshop pour la réalisation des documents « papier », pour la préparation des documents à l’impression et pour les réglages de chromie.
  • Initiation à Adobe Acrobat et à Enfocus PitStop pour la création de fichiers PDF. Formation accompagnant l’achat de ces logiciels.

Je ne sais pas qui lui a proposé ces formations… Dans le premier cas, je trouve que l’on est pas loin du vendeur de formation « pré-packeté ». Si je décrypte, depuis chez moi : je lui vends un perf. Photoshop et Illustrator standards auxquels j’ajoute réalisation papier… Je serais un peu moins sévère… C’est quand même un centre qui connaît le domaine car il propose la chromie dans Photoshop et pas dans Illustrator… Éventuellement, si cette personne avait le budget, elle pouvait prendre cette formation. Attention toutefois à ces formations fourre-tout dans de nombreux centres de formation où le formateur pour seule compétence en PAO, en graphisme… a seulement suivi un jour l’une de nos formations (quand je dis nos formations, je parle de formateurs qui continue à produire ou qui ont exercé le métier comme ceux d’ED Productions). Je connais des centres qui pratique cette technique de formation de formateur… Hein, Yann, tu connais aussi ;-))

La seconde formation peut également se justifier mais elle implique l’achat d’un logiciel supplémentaire. Quand on sait, qu’en plus la société utilise des versions précédents les versions CS des produits (trois générations en arrière au moins), je comprends mal l’achat de ce nouveau soft sinon de remettre tout à plat. Ce n’est pas l’objectif de l’entreprise. Dans ce cas, la solution me semble inapproprié… J’espère que ce n’est pas toi Manu qui a proposé cela :-))) Le monde de la formation est petit !

Bref, on le voit le choix d’un programme de formation n’est pas simple.
Autre exemple dans un autre sens… Hier, j’avais un appel d’une personne dans une société qui souhaitait une formation à Acrobat Reader ! Je fais semblant dans un premier temps de ne pas comprendre… Non, non, elle veut se former au Reader d’Acrobat. Je n’ai jamais eu cette demande mais pourquoi pas. Pourtant, elle me dit qu’elle a trouvé une formation sur mon site, même deux formations Acrobat. Je me lance dans de grandes explications. Ce sont des formations pour la version d' »Acrobat complète »…. Une formation découverte et une formation « standard » sont proposées…
Aie aie aie… Que n’avais je pas dit ! Les deux programmes sont identiques sur le papier. En réalité dans l’un certains fonctions son survolées, dans d’autres elles sont étudiées. En plus, il y a même une formation adapté au marketing (je ne me rappelle plus le programme complètement de mémoire, mais il risque d’être également quasiment identique), et pire une formation Acrobat destinée au Prépresse… Comme on le voit, il y a le choix. Mais ma petite Dame d’hier s’énervait au téléphone entre ces problématiques de Reader, de Writer, de découverte, de marketing…
Bref, on se met d’accord que ce qu’elle souhaite. Ce dont elle a besoin, c’est d’une formation de découverte d’Acrobat en vue d’utiliser le reader… Même moi, parfois j’en ai perdu mon latin. Puis naturellement on en vient à discuter de l’endroit où s’effectuera la formation, sous quelle forme. Je lui explique la différence entre intra, inter, sur site, en centre et c’est normal. Je dois trouver une solution plus simple car si les responsable formations ou RH connaissent la différence entre inter, intra, etc., les autres personnes ne connaissent pas ce jargon.
Et je lui explique que nous ne mettons en place que très rarement des inter-entreprises (regroupement de plusieurs entreprises) sur Acrobat… Déjà que je ne suis pas chaud pour les inter-entreprises car les demandes sont trop différentes d’une entreprise à l’autre (je pense qu’elle serait la seule par exemple dans un groupe inter à vouloir se former sur le reader) sur le type de logiciels sur lesquels nous formons. Et je lui explique que nous pouvons former dans sa ville de Normandie, éventuellement sur site. Oui, je sais, nos tarifs sont moins cher sur le site du client que chez nous en centre de formation. Je vous expliquerais un jour pourquoi !
Non, non, Madame préfère absolument la formation intra à Paris ou ailleurs en France qui est moins chère et là je commence à me faire « allumer » car il est anormal que nous ne réalisions pas d’inter sur Acrobat… Résultat, j’ai passé un quart d’heure à lui fournir des explications pour finir par me faire engueuler 🙂 J’ai appris par la suite qu’elle avait déjà appelé en cours d’après midi pour avoir des explications…
En résumé, nul n’est tenu à l’impossible. Je revendique.

Parfois, cette écoute et cette tentative de définition de contenu de formation est compliqué pour nous, centres de formation. Si nous rencontrons ce soucis en PAO ou en prépresse, dans le monde des formations internet ce besoin de définition est encore plus grand.
Très souvent, la solution vient au bout de plusieurs entretiens téléphonique (je ne parle pas là d’audit des futurs stagiaires) au fur et à mesure que le projet que nous soumet le demandeur évolue. C’est le cas notamment lorsque j’entend au téléphone : «Je voudrais une formation pour créer des sites internet». En général, la première question que je pose est :«Quel type de sites voulez-vous créer ?» et là, le blanc… Je suis obligé de commencer à expliquer qu’il est possible de créer des sites au moyens de pages en html, en Php-MySql, de CMS, de blogs… ou de proposer l’une de nos formations qui peuvent aider le client à concevoir un site internet.
Je ne saurais pas vendre une formation Dreamweaver toute simple dans ce cas là, je préfère adapter à nouveau mon offre à la demande.

Ce qui m’énerve un peu dans ces situations, c’est ceux qui répondent en final : «Bonjour, nous vous remercions de toutes les précisions apportées. Toutefois nous avons trouvé un formateur très prés de chez nous, et avons décidez de travailler avec lui pour des raisons pratiques de rapprochement. Encore merci pour le temps que vous avez pu nous consacrer.» Je haïs ma position de commercial dans ce cas là. C’est un peu comme pour les graphiste à qui l’on demande des projet gratuit mais la réalisation est confié à quelqu’un d’autre.
Cette réponse réelle que je viens de recevoir ces derniers jours correspond à environ 3-4 h d’explications aux téléphone en plusieurs fois, la création de programmes de cours spécifiques car c’est une imprimerie qui voulait se diversifier et proposer la création de sites web à ses clients !
Enfin, leur remarque sur la proximité du formateur m’amuse beaucoup puisque j’avais un formateur proche de chez eux… N’est ce pas Aymeric ! Mais que voulez-vous, c’est le métier qui veut cela…

Certaines personnes se sentent également parfois agressées, par nos questions. Mais comment voulez-vous que nous puissions répondre à une demande comme celle-ci :«nous recherchons une formation aux outils de communication en réseaux pour du e-learning». Ca, je ne sais pas faire. Pourtant, je connais le elearning, je connais la communication en réseaux, etc. Mais là, je ne comprends même pas la demande. J’ai demandé à auditer la personne qui avait fait la demande. On m’a répondu, ce n’est pas possible. Nous ne pratiquons pas comme cela chez nous. J’attends toujours le complément d’information pour enfin savoir ce que souhaitait cette personne !

Comme on le voit, la démarche de chercher une formation adaptée de la part du demandeur n’est pas simple. Qui est l’interlocuteur, quel est ce centre que je ne connais pas, qu’est ce qui me prouve qu’ils sont qualifiés, n’essayent-ils pas de me fourguer une formation de pacotille, quel sera le niveau de compétence du formateur… Cela me rappelle une formation que j’avais donné voici quelques années pour le compte d’un centre de formation. Quand je suis arrivé sur le site du client, celui-ci fut surpris par mes compétences et m’avoua qu’il ne pensait pas avoir un formateur « qualifié » pour cette formation. Il pensait avoir un formateur « simple manipulateur du logiciel » 🙂

Mais la réciproque est vrai. Parfois, nous devons trouver ce que recherche concrètement le client, ce que cache la demande exposée par rapport au besoin réel de la formation, comment adapter au mieux la formation, sommes nous capable de répondre à cette demande (j’ai encore refuser une formation à Mind Manager ; je n’avais pas de formateur immédiatement sous la main connaissant ce produit ; car même si je connais un peu Mind Manager et les cartes euristiques, je ne suis pas capable d’assurer la formation aujourd’hui… En septembre, ce devrait être bon ;-)).
Nous aussi, enfin, je parle pour moi, parfois j’ai peur de me tromper. Je n’ai pas la science infuse. Cette solution de site web proposée est-elle effectivement la mieux adaptée ?
De plus, je dois réussir l’alchimie d’un formateur aux stagiaire, un formateur pour une situation donnée. Untel passera certainement mieux que tel autre en fonction du contexte, de son niveau de compétences, des logiciels qu’il connaît… C’est déjà arrivé que nous devions réaliser une journée de « rattrapage » avec un autre formateur, soit parce que le feeling ne passait pas entre formateur et stagiaires (cela m’est déjà arrivé et si c’était pénible pour les stagiaires, ce l’était également pour moi) ou pour une cause d’inadaptation d’une origine diverses… Un exemple, je refuse maintenant d’effectuer des formations dans une grande enseigne de chaîne commerciale. Nous ne sommes pas sur la même longueur d’onde.

Comme quoi côté client (stagiaire), comme côté fournisseur (centre de formation), le choix et la rédaction des programmes des contenus de formation n’est pas une chose simple.