Étiquette : documentation

Une fois récoltée cet ensemble d’informations, reste à l’organiser. Si dans le cadre des entreprises plus importantes, une ou des personnes sont en charges d’un service de documentation, il n’en est pas de même au sein d’une cellule familiale ou d’une TPE (Très Petites Entreprises). Pourtant, l’information disponible doit être accessible rapidement pour l’ensemble des membres de ces «petites» organisations.

Les outils pour structurer l’information

En préambule, comme indiqué dans les précédents articles, je rappelle que je suis un utilisateur d’ordinateurs Macintosh et que je ne suis pas toujours le seul «utilisateur» des données. Alors, quels sont ses outils que j’utilise actuellement pour trier, classer ma documentation, gérer mes projets, suivre mes tâches… ?

les fonctions du Macintosh et de son système X

• le glissé-déposé via Exposé (d’autres explications sur Exposé) ou non, les services et la possibilité de créer des pdf ou des «extraits de texte» (textClipping) depuis une application.
• les AppleScripts et automator pour les flux de production remplaçant toutes les tâches manuelles répétitives et fastidieuses, et les actions de dossier. Les explications sur Automator fournis par Mac OS X Facile sont à compléter par la liste proposée par Automator world. Un exemple de ce que permettent ces outils. Comme un dossier modifié réagit lorsque son contenu est modifié, je suis prévenu lorsqu’un document a été placé dans mon dossier «Public» 😉
• Spotlight est le système d’indexation automatique en temps réel et de manière transparente du contenu du disque dur en OS X… L’outil idéal pour la recherche en texte intégral dans tous les fichiers, hormis les «extraits de texte» :-(. Des dossiers intelligents étendent les possibilités. Sur le bureau, ils permettent d’enregistrer les résultats d’une recherche Spotlight qui se met à jour automatiquement lorsque l’on ajoute ou supprime des documents de l’ordinateur.

Les logiciels

• Sidenote un utilitaire, en donationware, de prise de notes (y compris les images) sous la forme d’un tiroir disponible quel que soit l’application qui se masque automatiquement. En plus, c’est un moyen simple de supprimer les post-its papier et les «extraits» Mac. Fabien Conus fait une bonne description de ce développement de Pierre Chatel. Pour les plus anciens utilisateurs, c’est un album en mieux 😉
• Un équivalent à Outlook, mon fidèle Entourage… de chez Microsoft. Je sais cela fera grincer quelques dents, mais je ne suis pas passé aux iAppz (applications Apple équivalente : Ical, Mail et Carnet d’adresses) hormis pour Ical… pour des raisons de partage d’agenda en ligne. J’utilise Entourage pour sa facilité de liaison entre ses modules : la gestion du courrier électronique, de l’agenda, du carnet d’adresses personnel, de quelques notes et d’une fonction de centre de projets (que l’on retrouve dans la suite bureautique Office : Word, Excel, PowerPoint). Ce centre de projet permet de disposer d’un dossier à l’emplacement de son choix sur l’ordinateur, dans lequel on peut déposer tout type de documents). Génial pour l’organisation des rencontres blog en nord ! De plus, Entourage, permet de mieux gérer les catégories d’informations dans les différents modules.
• Par contre, je confie la gestion de tâches à IGTD, un logiciel basé sur la méthode GTD (Getting Things Done) en anglais, synchronisable avec Ical notamment. Une seconde raison de l’emploi d’Ical.
• URL Manager Pro, dont j’ai déjà expliqué l’utilisation dans un précédent billet pour stocker les URL en les documentant.
• MindManager, un outil de MindMapping que j’utilise entre autres pour l’organisation générale d’un événement, pour la rédaction d’un article, bref, comme schéma directeur dans l’organisation et la gestion des informations sous forme de carte conceptuelle… Ces cartes heuristiques me permettent parfois de hiérarchiser mon information.
• SugarCRM francisé (pendant un temps nous avons également employé eGroupware, mais il faisait un peu doublon, même si je regrette certaines de ces fonctionnalités) pour tout ce qui est gestion des contacts « marketing ».
• FileMaker, l’«Accès» du Mac, un logiciel de base de données sur Mac et PC… C’est par ce logiciel que nous assurons la gestion complète du centre de formation : gestion des formateurs, des salles, des conventions de formation, de la délégation… Est ce encore professionnel, j’en doute, mais je ne résiste pas à stocker les recettes de cuisine (+ de 15 000 recettes) dans une base FileMaker !
• Acrobat, la version complète, pas le reader… pour créer des «collections» et ainsi recherché dans un lot de documents.
• Books, le logiciel de gestion de bibliothèques personnelles (achats, prêts, etc.) configurable en Français. Notez que je ne possède pas d’applications spécifiques pour la gestion des CD, DVD…
• Des logiciels de synchronisation entre les ordinateurs ou entre applications (notamment entre Entourage et Ical) mais je n’indique aucun nom car je n’ai pas encore trouvé l’outil idéal.
• Une mention spéciale pour le logiciel de bibliothèque numérique Greenstone, que j’ai testé dans le passé et hésité à mettre en place (par contre, je pense que le projet est repoussé aux calendes grecques, car il semble difficile à installer dans sa dernière version sur Macintosh), l’utilitaires de gestion et classement de photos numériques Cumulus Single User devenu MediaDex car je n’en ai pas réellement l’usage et je dois tester prochainement Keepass (un logiciel libre pour gérer ses codes d’accès), car je suis toujours à la recherche de l’application de rêve qui stocke et gère l’ensemble de mes mots de passe des pages, des serveurs, des comptes FTP, des programmes, etc.).

L’arborescence de disque dur

• Comme dans une bibliothèque où les livres sont classés la classification Dewey par thèmes et regroupés en sous-ensembles, la structuration de l’ensemble de nos informations et des fichiers sur le disque dur, doivent être regroupés par thèmes appelés répertoires et sous-ensemble appelés sous-répertoire à l’image de nos étagères et bureaux, avec ses tiroirs, ses chemises à dossier et les documents.

Structurer sa documentation sur l’ordinateur

Reste à structurer l’ensemble des fichiers pour retrouver rapidement une information, gérer au mieux ses projets, hiérarchiser ses actions…

Pour cette approche, je précise que j’ai choisi : l’absence de marqueurs (Tags), la méthode GTD dont j’ai détourné l’emploie et que je possède quelques notions (hum, j’fais aussi des formations) de gestion de projets au sens large du terme (utile pour la définition la différenciation des durées et des dates au plus tôt, au plus tard, notion de tâche, de projets)…

Les tags et la folksonomie

Sous ses mots barbares se cache simplement l’ajout d’étiquettes aux fichiers, aux informations… lors de leur enregistrement. Lorsque l’on recherche quelque chose, on sélectionne simplement cette étiquette et la liste des informations associées apparaît. C’est le principe de del.icio.us, Technorati, etc.

Malheureusement, même si ces technologies ont le vent en poupe, les utilisateurs sont incompétents (je fais partie des utilisateurs) aussi bien pour créer les tags (étiquettes) que pour les «lire».

Les utilisateurs lambda ne sont pas des professionnels de l’information et la sélection des mots-clés est un vrai casse tête. Les autres utilisateurs de notre système d’information donneront-ils le même sens pour l’étiquette apposée et emploieront-ils le mêmes mots lors de leur requête ne serait ce qu’au singulier ou au pluriel ?

Cela voudrait dire que l’utilisateur a réfléchi au préalable à une taxinomie (même si la folksonomie prône le langage naturel sans structure ou hiérarchie préétablie).

De plus, si nous voulons être assez précis, des dizaines de mots-clés sont nécessaires pour décrire un document.

Dernier inconvénient de ces tags, dans l’avenir, quels seront les domaines émergeants ou les disciplines que nous ajoutons à nos centres d’intérêts ?

Prenez l’exemple d’un webmaster… Bon dans un premier temps, il s’est intéressé au html… Donc, il marquait ces documents de l’étiquette html. Puis sont arrivés les CSS… Par expérience, jamais à l’époque, j’aurais indiqué CSS… aussi pendant quelques mois, j’aurais continué d’indiquer html. Je parlais des CSS 1 évidemment… Je ne vous raconte pas la mésaventure lorsque les CSS 2 sont apparus ! Puis, après voici l’accessibilité. Oui, soit… mais mes documents sur le html… Je dois les reprendre un à un pour savoir s’ils entrent dans le cadre de l’accessibilité ou non ?
Par ailleurs, si je recherche un point précis de html, qui possède une influence particulière dans le cas de l’accessibilité. Je fais comment pour le trouver ? De plus, l’histoire n’est pas terminée… elle ne fait que commencer… Nous avons dans le domaine d’Internet moins de dix d’archives pour la plupart d’entre nous !

Pour moi, les tags sont du référencement à l’aveuglette et ressemblent trop au système des boîtes à chaussure dans lesquelles on range les photos…
Mais pour ceux qui voudraient peser encore plus le pour et le contre de la folksonomie, différents billets des petites cases explorent le sujet.

À cette solution de tag s’oppose la technologie Google… La recherche en texte intégral… On recherche dans le contenu des documents les mots saisis dans le moteur de recherche. C’est la technologie de Spotlight. C’est celle que j’emploie associée à une taxinomie légère, mais j’y reviendrai.

La méthode GTD

Chacun sait qu’il est plus facile de travailler lorsque l’on possède une liste de tâches à effectuer (suffit de rechercher la fréquence de l’expression « todo » en un seul mot). Et qui n’a pas entendu un jour de la classification : urgent, important, prioritaire…
Oui, mais il y a un mais… Qu’est-ce que je fais du reste ! ce qui n’est pas urgent, important, prioritaire ?

La méthode GTD (Getting Things Done !) de David Allen, prononcez “dji ti di” est basé sur les contextes (situation donnée, où nous sommes bien placés pour faire certaines choses : je suis dans mon logiciel de messagerie, je téléphone, je suis au bureau, etc.) et sur les projets…

La démarche est simple. Il faut commencer par identifier et traiter toutes les sources d’informations… Je m’aperçois qu’involontairement c’est ce que j’ai fait dans le second article 🙂

Toutes les informations sont ensuite triées :

• Inutile : poubelle
• Pas d’action, mais information utile dans le futur : références
• À voir peut-être un jour quand nous aurons le temps : frigo
• Quelque chose à déléguer, déléguons : attente réponse.
• Cela nécessite plus d’une action élémentaire : créons un projet à classer dans le dossier “projets” et déterminons la première action à mener qui rejoint la liste des autres actions élémentaires
• Réalisons tout de suite ce qui prend moins de 2 minutes.

Au passage, quelle que soit la méthode d’organisation employée, la règle de base est de toujours ramener les tâches à des petites étapes mesurables ! On se voit avancer 🙂

Jusque-là, rien de bien original. Mais maintenant, prenons la liste des tâches à effectuer et rangeons la par contextes (Téléphone, Ordinateur, Maison, Courses en ville, Boss, Equipe, Internet, Email, Attente-réponse…) !
Chaque semaine, la collecte générale est organisée, les projets sont repris et les actions élémentaires suivantes à mener sont déterminées. Un passage en revu du frigo, une réflexion sur les priorités et la mise à jour des listes d’actions par contexte !

Dans la méthode originale, un système de 43 dossiers : 31 jours et 12 mois permettent de ranger les actions et documents correspondants que l’on a décidés de différer.
La majeure partie de cette description est issue du pdf de 5 pages (728 ko) GTD Brief d’Eric Lodi.
Au passage, pour les plus jeunes, le terme moleskine se trouvant fréquemment dans les descriptions de cette méthode, Julien Henzelin a effectué la recherche pour vous savoir ce qu’est la moleskine 😉

Voilà qui me satisfait mieux dans mon approche organisationnelle. On y parle à la fois de projets, d’idées, de priorités… Par contre, la notion des 43 dossiers ne m’inspire pas, tout comme le carnet ou les feuilles qui vous accompagne partout… et aucune référence n’est faite sur les archives (notre bibliothèque de référence pour le long terme !).

Je garde cependant le principe de gestion des tâches en fonction des contextes que je mettais déjà en place avant de découvrir cette méthode et la gestion des groupes dans «frigo», attente réponse, les dossiers projets. Par contre, les éléments de référence sont directement dirigés dans les dossiers appropriés. C’est là qu’intervient ma taxinomie…

Un disque dur et des applications au même régime…

Une savante hiérarchie de dossiers, classés par thèmes, par activités, par projets ou par périodes (ma taxinomie 😉 accueille les différents documents. Mais cette structuration se retrouve également dans les différents logiciels qui récoltent de l’information : Entourage, Url Manager Pro…

Notons au passage que j’ai demandé que l’ensemble des fichiers téléchargés conserve son adresse d’origine… dans la fenêtre des informations, histoire de garder facilement une trace de la source, en plus de la date de création.

Cette structure est reproduite sur l’ensemble de mes ordinateurs, ce qui simplifie la synchronisation des machines.

Seules exceptions, les adresses commerciales qui sont centralisées dans la base de données du CRM… Tout ce qui a trait à la partie commerciale doit rejoindre cette base afin de ne pas multiplier les différents listings de tout ordre !

Pour les adresses spécifiques à un dossier autre que commercial, les relations presse par exemple, l’outil est URL Manager Pro. J’ai omis de dire qu’URL Manager gère aussi les adresses mails… Le but étant d’avoir une source unique de référence !

C’est également cette rigueur de la source d’information référence qui nous a conduits à mettre en place un développement en FileMaker pour le centre de formation !

Le moteur de recherche et les fonctionnalités de l’ordinateur décrite précédemment font le reste… Alors, pourquoi classer me direz-vous ? Parce que en fonction de mes activités, il est parfois plus simple de prendre le dossier création de site web, le sous-dossier CSS 2, puis le sous-dossier Accessibilité pour obtenir une vue synthétique de l’ensemble des documents en ma possession… selon le classement de mon choix !

Pour certains projets, la mise en place d’un dossier intelligent permet de me créer rapidement une bibliothèque de sources d’informations d’origine disparates ! Par exemple, on vient de me demander des documents traitant du Marketing… Je vais créer ce type de dossier, car je sais que des documents sur ce thème sont à la fois dans le dossier Marketing pour le web et dans celui destiné à la gestion d’Ed productions !

Le danger d’une telle pratique de gestion de dossiers est de multiplier le rubricage à l’infini… Les dossier de premier niveau ne doivent pas être nombreux et ils sont plus ou moins détaillé et approfondie selon les thèmes.

Une politique de lien, vers les dossiers correspondants ou les éléments eux-mêmes (C’est l’une des qualités d’Entourage par exemple) est également mise en place…

Les liens particuliers que sont les alias de fichiers ou de dossiers placés dans un autre dossier ne sont pas à négliger ! L’alias permet d’éviter de dupliquer des fichiers qui pourraient trouver leur place dans plusieurs dossiers. Toujours cette notion d’unicité.

Des archives régulières, y compris des mails, sur des CD ou des DVD permettent de conserver les informations jugées obsolètes… dans le cadre d’un usage courant. Structuré de la même manière que l’ensemble des disques, l’information est facilement repérable… Toutefois, à l’usage, et devant les espaces offerts par les disques dur au fil du temps… les dossiers de ma bibliothèque numérique sont toujours présent sur les ordinateurs depuis l’origine… de la mise en place de ma «méthode», c’est à dire plus de 10 ans.

Et vous, vous employez quelle technique ? Je dois avouer que je n’ai jamais osé tenter l’expérience de l’empilement… qui consiste à empiler les document et à remettre le document sorti au-dessus !

Vous pouvez retrouver les quatre billets qui composent gérer sa documentation, son information et ses projets :

• Gérer sa documentation, son information et ses projets
• Les sources d’informations et les outils pour les acquérir sources d’informations et les outils pour les acquérir
• La gestion du courrier électronique, des flux RSS, des lectures sur le web
• Structurer sa documentation dans une TPE (Très Petite Entreprise) ou pour un particulier (c’est ici)

La gestion des courriers électroniques

Nombreux sont les articles sur Internet autour de cette problématique de l’organisation que nous avons concernant l’email.

Contrairement à ce que propose en général ce genre d’article, ma messagerie est programmée pour recevoir le courrier toutes les 15′, et la messagerie de courrier électronique est constamment ouverte. Mais je peux rester une heure ou deux, voir une demi-journée sans consulter ma boîte. Cela m’arrive.

La première chose que j’ai mise en place, ce sont des adresses mail différentes. Je possède environ une trentaine d’adresses. Ainsi, une partie des courriers est récupérée dans le logiciel de messagerie mais aussi dans le CRM (Customer Relationship Management ou GRC —Gestion de la Relation Client en Français). C’est la partie commerciale.

Des adresses de courrier électronique différentes permettent également un tri aisé pour certains courriers : les messages qui concernent ce blog arrive à tel endroit, Lille aux formations à tel autre par exemple.

La seconde action mise en place, ce sont les règles… Elles permettent à la fois de trier le bon grain de l’ivraie (le spam du reste)… Certains messages vont directement vers la poubelle, d’autres passent par des dossiers transitoires étant marqués comme indésirable ou non, d’autres vont dans un dossier pub… Ces règles permettent également de diriger les courriers dans les dossiers qui leurs sont destinés.

Les mailings lists (en général sous compte gmail 🙂 arrivent également dans ma messagerie, mais sont filtrés pour être regroupées dans leur dossier unique. Cela offre l’avantage qu’en cas de surplus d’activité ou de manque de temps, je jette le contenu de ces dossiers sans le lire.

Ainsi, au niveau professionnel, je n’ai que quelques dossiers à surveiller régulièrement. D’ailleurs, une alarme est mise en place pour m’avertir de leur arrivée. Le titre apparaît dans le coin de l’ordinateur. Ce n’est pas pour cela que je fonce voir le contenu 🙂

Pour les réponses à ces mails, si elles ne demandent que quelques minutes, par habitude, je les traite immédiatement, si elle demande un peu plus de travail, je les regroupe en soirée (lorsque le téléphone ne sonne plus :-).

Les messages sont marqués automatiquement d’une couleur si l’émetteur appartient à mon carnet d’adresse selon sa catégorie (par exemple, les personnes référencées Blog en nord) apparaissent en marron). Une autre marque indique les messages concernant un projet.

J’affecte manuellement aux courriers une catégorie et éventuellement d’un drapeau afin de les retrouver rapidement en première lecture ! Ainsi pas de dossier «À répondre», et les dossiers font office d’archives (l’ensemble des mails lus).

Les informations du type rendez-vous, contact… sont également gérées de suite ainsi que les actions qui entrent dans la todo-lists ou en projet. En fait, c’est une méthode Trusted trio à la sauce ed ;-).

Dans le CRM, tout contact devient un lead (le lead est une expression employée dans les CRM pour définir un prospect à la base) ou affaire selon…

Pour les réponses, je fais beaucoup appel aux brouillons… Pour ceux que cela intéresse, j’ai laissé un long commentaire sur le blog du responsable de communication 😉 dans un billet sur les demandes de devis par internet.

Reste la lecture des mails et leur tri. Je tente de regrouper la lecture de l’ensemble des mails en une seule fois. Encore faut-il distinguer les courriers professionnels, les courriers d’amis proches, ceux des étudiants de la Fac et les autres. En effet, chaque catégorie à sa fréquence : journalière ou plus souvent pour la partie pro, journalière voir à 2-3 jours pour ce qui touche la fac et les amis, et quand j’ai le temps pour les autres 😉

Une exception, le dossier qui reçoit les commentaires des blogs, listes de diffusion que j’administre… qui est surveillé plus régulièrement, responsabilité oblige 🙂

Une lecture rapide des titres (ou titres de fils) permet de sélectionner notamment dans les listes de diffusion les courriers qui pourraient être intéressant.

Dans la majorité des cas, une simple lecture est suffisante.
Si une réponse est nécessaire, elle est immédiate.
Parfois, la réponse arrive quelques jours après la diffusion du mail d’origine, mais mieux vaut tard que jamais et ne sont des courriers à l’importance toute relative, sinon, ils auraient été dans un dossier «important», donc géré depuis longtemps.

Les adresses de site sont testées immédiatement… Il est à noter que parfois je vais sur le site de l’auteur du message si son site est indiqué ou si son adresse email le permet.

Quelques dossiers attendent les courriers… Celui qui concerne le référencement de mes sites, celui des archives (factures, numéros de code, login…) par exemple. Ce sont les seuls dossiers d’archives.

Si je dois conserver le message en dehors du logiciel de messagerie, j’enregistre sous… au format texte… et le courrier est classé directement dans le dossier qu’il doit rejoindre sur le disque dur.

Quelques liens pour aller plus loin dans la gestion du courrier

• Méthode pour répondre aux mails efficacement
• Gérer ses e-mails par thématique ou par process ?
• Le Trusted trio ou comment bien organiser sa gestion des emails
• Bien gérer son courriel
• Les 5 règles d’or du courriel
• Pour organiser votre productivité, êtes-vous plutôt tag ou flag ?
• Dix conseils pour bien gérer ses e-mails entrants
• 11 règles à suivre pour bien gérer ses e-mails
• Gérer ses emails selon la méthode du Trusted trio
• Email: conseils pour mieux gérer ses emails
• Comment je gère mes emails

La gestion des fils Rss

Le gros problème des fils de syndication RSS ou ATOM est de réduire le rapport signal/bruit en ne conservant que les fils «de qualité» vous diront la plupart des spécialistes. Oui, mais c’est quoi un fil de qualité ? Un fil dans lequel au moins un message vous semble digne d’intérêt lorsque vous consultez le lecteur de fils ?

Certains retirent également les fils RSS où le nombre de nouveaux messages est trop nombreux… !

Pourquoi je n’approuve pas ces limites ? Déjà, en préambule, quel est votre usage des fils RSS ? Vous lisez quelques blogs de cette manière ?Vous avez mis en place des requêtes sur Google et Technoraci qui vous arrivent en fil donc, c’est un outil de veille ? Vous avez transféré les anciens mails que vous receviez des listes de diffusion vers le lecteur de fils ou vous continuez à les recevoir en courrier électronique ? Vous êtes abonnés à des forums ou vous continuer à vous rendre dans les forums ? Votre domaine d’intervention est le web 2.0 et rien d’autre ?

Et bien, moi, avec mes 800 fils je suis des blogs, je fais de la veille, je reçois des listes de diffusion, je consulte des forums, et comme je suis « spécialiste elearning », dans le domaine de l’éducation, dans le marketing, dans la communication, dirigeant d’entreprise mais aussi indépendant et donc TPE et accessoirement formateur, spécialisé en multimédia, internet, PAO, j’ose plus dire graphisme à cause de mon site, ancien photographe et rédacteur, fondateur de blog en nord (le thème pour celui là c’est les blogs), webmaster… J’arrête là, mais je pourrais encore en ajouter quelques uns.

Donc, je compte : veille, un ; liste de diffusion : deux, forum : trois, elearning : quatre, éducation : cinq, etc. Allez disons 20 rubriques. Donc, je prends 800 auquel je retire 60 (le nombre des anciens blogs qui sont simplement là en archive, j’expliquerai plus loin leur raison d’être) donc 740 divisé par 20 : 37 fils par catégorie ou thème… Vous trouvez que c’est beaucoup ? Moi pas.

Je m’explique de suite sur la raison de la présence de plus de cinquante fils «mort» dans mon lecteur. Les blogs dont son issus ces fils ont été pour moi des références (ils le sont encore pour certains même s’ils datent maintenant). Ce sont une partie de mes archives des fils RSS 🙂 Par l’expérience, j’ai découvert également que parfois ces anciens blogs renaissaient… de leurs cendres ! De toute façon, ils ne prennent pas de temps à lire, puisque aucun message nouveau par principe n’apparaît !

En plus, mes fils sont tous triés par dossier… et régulièrement vérifiés afin de «retirer» les liens morts (tous les 3 à 6 mois environ). Certains dossiers sont plus importants que d’autres et par exemple, au niveau des flux, celui qui s’intitule «appel d’offres» passe souvent à la trappe par manque de temps. C’est aussi facile de dire «tout marquer lu» que dans les logiciels de messagerie. Un clic droit sur le dossier et hop, le tour est joué 🙂

Je crois que l’on peut aisément pousser la comparaison entre la lecture des fils RSS et les emails… C’est du pareil au même. En tout cas, je pratique quasiment de la même manière sauf que je me retrouve plus souvent sur le web. Au passage, c’est le seul endroit où je consulte éventuellement podcast et vidéocast.

Sur le web

Si l’information qui m’intéresse se trouve sur la web dans un document au format Pdf, .doc, Ppt… donc dans un autre format qu’HTML, quasi systématiquement, je le télécharge. D’ailleurs, depuis Safari (le navigateur Mac) il est très facile de demander l’enregistrement des fichiers Pdf plutôt que leur ouverture à l’écran. Ils sont ainsi toujours consultés hors connexion.

Reste les autres pages du web. Dans ce cas, plusieurs solutions. Soit une impression directement en Pdf, soit un enregistré sous en archive web, soit une aspiration du site, soit une copie partielle d’écran (essentiellement pour des informations ponctuelles, les références d’un paiement par exemple), soit un glisser-déposer sur le bureau du texte qui m’intéresse, du schéma, de l’image… pour faire un extrait selon la terminologie du Mac que je pourrais de nouveau glisser-déposé dans une autre application. Au passage, si des utilisateurs Mac connaissent une astuce pour ouvrir directement ses extraits de texte depuis une application texte, sans glisser-déposer, je suis preneur 🙂

Mais qui dit web, dit URL. Sur Mac, j’utilise depuis très longtemps URL Manager Pro et les signets de Safari. Outre la lenteur de Firefox sur Mac, c’est ce petit + , outil dans la barre de menu, (il permet l’ajout facile des URL dans les signets) qui m’empêche de basculer complètement vers Firefox car depuis pas mal de temps, j’ai quelques soucis avec mon navigateur vedette 🙂 (Je devrais reformater complètement mon ordinateur, mais je dois changer, je l’ai déjà dit, alors par fainéantise, j’attends le changement :-))

Comment s’effectue le choix du stockage dans Safari ou URL Manager Pro ? Dans Safari, l’ensemble des sites que je fréquente assidûment (ma banque par exemple) sont référencés, ou ceux qui sont des outils. De même, les sites dont j’aurais rapidement besoin (les formateurs que je souhaite contacter transite en général par les signets de Safari).

URL Manager Pro est chargé de récupérer les adresses en archives, éventuellement commentées. Tout est classé par dossiers, sous dossier… Les adresses des sites ou des articles qui m’inspirent pour écrire tels ou tels billets sont également inclus.

Une petite exception, pour préparer mes billets qui sont principalement des listings de liens (j’ai en stock actuellement les tutoriaux de Photoshop, Flash, Dreamweaver, les fonds PowerPoint), je préfère employer en stockage provisoire Sidenote (disponible quelle que soit l’application) qui permet une rapide prise de notes depuis un tiroir placé directement sur le bureau.
Un passage par copier-importation me permettra de les installer dans URL Manager Pro pour une ouverture plus rapide au moment de la rédaction du billet. URL Manager Pro permet également de stocker les signets de Safari et les marques-pages de Firefox… et génère du html…

URL Manager Pro va encore beaucoup plus loin dans la gestion des adresses du web, des adresses de courrier électronique… mais, je n’ai jamais pris le temps d’explorer sa documentation 🙁

Le web nécessite de plus en plus de gestion de mots de passe. Bien sûr, il existe la solution d’employer constamment les mêmes codes, sauf que, au niveau sécurité ce n’est pas le pied et que dans certains cas, vos codes habituels ne fonctionnent pas… Sur Macintosh, un utilitaire, le trousseau d’accès est livré dans le système… seulement, je ne le trouve pas très performant. Mon choix se porterait plutôt sur Web Confidential (le complément d’URL Manager Pro-), mais je dois encore tester keepass… Vous l’aurez compris, je suis à la recherche de la perle rare dans ce domaine, enfin, non de l’outil qui me convient !

L’emploi d’un logiciel de gestion de code d’accès m’évitera de disperser les codes d’accès, les codes d’enregistrement des logiciels, les codes divers et variés de la vie de tous les jours en un seul endroit, alors qu’ils sont disséminés dans mon ordinateur actuellement : dans Typist, dans le trousseau d’accès, dans des fichiers textes…

Vous pouvez retrouver les quatre billets qui composent gérer sa documentation, son information et ses projets :

• Gérer sa documentation, son information et ses projets
• Les sources d’informations et les outils pour les acquérir sources d’informations et les outils pour les acquérir
• La gestion du courrier électronique, des flux RSS, des lectures sur le web – C’est ici
• Structurer sa documentation dans une TPE (Très Petite Entreprise) ou pour un particulier

Malheureusement, trop d’information tue l’information.

Nous vivons dans le monde de la communication et de l’information. Mais, si pour beaucoup d’entre nous l’accès à cette pléthore d’information est un atout, encore faut-il la gérer. D’autant plus, que ce soucis n’ira pas en diminuant.

Alors, pendant que bibliothécaires et documentaliste réfléchissent aux web 2.0, je vais tenter de réduire le débat à ma petite personne l’individu : vous et moi. Nous sommes tous confrontés à un degré plus ou moins important à ce type de problème.

Je vous donne mes solutions et mon point de vue, comme «entrepreneur individuel» (je suis une TPE à moi tout seul) ou particulier, au choix, en échange, j’attends vos préconisations et vos remarques dans les commentaires.

Toutefois, une petite remarque dans ce préambule, je suis sur Macintosh, j’emploie donc les outils qui fonctionnent avec l’ordinateur à la pomme. Mais, je pense que l’on peut trouver des équivalents sur PC ou pour les propriétés propres au mac, elles arrivent sur les pc avec Vista.

L’enjeu de l’information est de taille et je ne pense pas qu’il soit possible de séparer la recherche d’information, la veille, l’action qui en découle et son archivage.

Je ne m’appesantirais pourtant pas sur la « recherche efficace de l’information » dans les sources externes : les moteurs de recherche, les forums, les « agents de surveillance », les listes de diffusion, les fils RSS, etc. De même, je ne dirais rien de la sélection de l’information et de son évaluation. Ce n’est pas l’objet de ces billets.

Revenons donc au traitement de l’information…

Mais déjà, un premier problème se pose. Est ce que je dois garder l’information « physiquement » chez moi (une bibliothèque numérique individuelle) ?, est-ce que je dois laisser l’information en ligne et ne garder que le lien vers elle ? , est-ce que je dois diffuser l’ensemble de mon information sur les différents outils sociaux (je pense à Delicio-us ou Blogmarks par exemple), est-ce que je dois faire un mixte de ces solutions ? Et de là, on peut facilement rebondir sur d’autres question : à qui je confie mes informations (mes collègues, des amis, etc.) ? Quand ai-je besoin de ces informations (au bureau, en déplacement, etc.) ? Où j’archive les données ? Quels types d’informations m’intéressent et pourquoi (l’évaluation de ses besoins) ? Combien de temps dois-je les stocker ? Bref, un vrai travail de documentaliste 😉

Avant d’aller plus loin, je pense qu’il est intéressant de réfléchir sur nos sources d’informations. C’est elle qui en général sont le plus chronophage…

Les sources d’informations

En voici quelques unes que j’emploie

• Les prises de notes sur une feuille de papier, sur un cahier, sur un post-it (le griffonnage sur la main je n’aime pas, mais certains le font et c’est certainement efficace pour eux) sont régulièrement remisent dans les outils informatiques de gestion de l’information… Je rêve d’un bureau sans papier (y’en a qui doivent rigoler, ceux qui connaissent mon bureau !)
• Les appels et messages téléphoniques transitent en général par la prise de note.
• Le courrier papier, traditionnel, me pose un éternel problème… Je n’ai toujours pas trouvé l’application sur Macintosh qui permet d’organiser le traitement de ce courrier : date de réception, réponse pour le, à envoyer avant le, endroit du classement, a qui a été remis le courrier… bref, là le bas blesse, je manque totalement d’organisation…
• Pour le courrier électronique, je m’expliquerai en détails dans le prochain billet, mais bien géré ce n’est pas le média le plus chronophage…
• J’ai toujours autant de mal à participer et même à suivre les forums. Pendant longtemps, la contrainte que j’y voyais : devoir se rendre sur le forum pour le consulter, était le frein majeur. Quelle perte de temps 🙂 Depuis l’apparition des fils de syndication dans ces mêmes forums, mon travail est simplifié… mais curieusement je trouve qu’il est plus difficile de lire un fil de discussion dans un forum que dans une liste de diffusion ! Le seul regret de cette lecture par fil, le nombre d’articles maigrichon destiné aux lecteurs Rss.
• Les listes de diffusion (groupe de discution) rejoignent le traitement des emails ou celui des fils RSS.
• Les newsgroup auxquels je suis resté abonné sont rares… mais ils ne sont plus consultés à l’aide d’une application spécifique, mais grâce aux groups de Google qui arrivent directement comme un mail.
• Les wikis… Leur lecture grâce aux fils qui les accompagnent n’est pas très compliqué et pas très longue sauf si l’on est abonné aux modifications d’un wiki ! lls sont inclus dans la lecture des fils Rss. Par contre, comme je ne suis pas inscrit à des milliers de wikis et que j’y interviens de façon sporadique, je trouve toujours aussi complexe la création ou la modification d’articles. Une grosse demi-heure la dernière fois pour un article de quelques lignes, car il m’était impossible de me rappeler comment inscrire un lien !
• Les fils de syndication seront analysé un peu plus loin… C’est à l’heure actuelle l’un des deux « bouffeurs » de temps de ma veille car de nombreux liens vers le web existent.
• Le web en général… L’attrape nigaud par excellence, c’est l’autre « bouffeurs » de temps. Tout conduit vers le web : les fils, les listes de discussion, les e-mails… et bien entendu les recherches que l’on effectue sur ce moyen de communication. En plus, il est tentant lorsque vous possédez des outils en ligne de s’égarer sur la toile. Le danger justement est de se disperser. Généralement, j’essaye de regrouper mes visites et de rester concentré sur mon sujet… Prenons l’exemple de mes fils Rss, je vais rarement sur le site d’où provient l’information hormis pour laisser un commentaire… et j’ouvre les liens dans mon navigateur en tâche de fond, mais j’attends d’avoir une dizaine de pages ouvertes avant de les consulter…
• Mon comportement face aux réseaux sociaux est hétérogène. Si je prends le cas de Viaduc, on ne peut pas dire que j’y passe beaucoup de temps… Inscrit en version gratuite, je reçois de temps à autre un courrier récapitulatif, que parfois «j’oublie» de lire. Si le nom d’une personne m’intrigue, si je vois que j’ai reçu un message, j’y fonce, consulte et répond au besoin rapidement et ciao… Par contre, concernant MyBlogLog et Ziki, surtout pour le premier, j’ai encore tendance à aller voir le site de mes visiteurs… J’analyse le positionnement de ce nouveau blog, son intérêt, etc. et je choisis de m’abonner ou non au fil du (des) sites… ce qui viendra augmenter d’autant ma longue liste des fils Rss… Donc, les réseaux sociaux, tels que je les utilise, ne font pas partie des sources de «temps perdu» mais par contre sont un facteur indirect du temps passé à éplucher les fils de syndication.
• Le chat ou IRC (Messagerie instantanée), je les ai exclues quasiment depuis l’origine. J’ai connu l’époque du Minitel, moi Mösieur, et je connais le temps que l’on peut y passer. De plus, comme je suis bavard, cela n’arrange rien 😉 Donc, sauf exception, je n’utilise pas les possibilités offertes par les messageries. Je l’ai employé une seule fois pour un problème urgent à régler, pour une discussion à plusieurs, et je n’ai rien fait d’autre pendant ce temps-là !
• Les Digg like m’occupent plus de temps à inscrire mes billets qu’à les utiliser. Parfois, si je parcours la page lors de l’inscription d’un billet, je détecte une info qui semble intéressante et je clique sur le lien pour visiter le site.
• Les podcasts et vidéocast sont rarement à mon menu. Je me suis exprimé à de multiples reprises à ce sujet. Rien d’ailleurs n’est prévu chez moi actuellement pour leur archivage 🙁
• Dès leurs arrivés, les livres sont saisis dans le logiciel Books qui permet de récupérer les infos chez Amazon France en indiquant le code Ibsn. Ceci me permet de gérer les prêts et dans l’avenir, je pense y ajouter les tables de matière, voir un résumé. Ensuite, lors de leur lecture, ils sont annotés ou pour certain mis en carte heuristique… (je fais encore confiance à ma mémoire pour les autres :-)) Notez, que j’ai mis en place le service Vigilibris pour surveiller la sortie des ouvrages qui m’intéressent. Là encore, j’accumule les références dans le panier de mon fournisseur jusqu’au moment de la commande groupée.
• Les journaux et revues devraient rejoindre Books tôt ou tard, y compris leur table de matière… Pour l’instant, là encore, je me fis à ma mémoire ! Par contre, les extraits de journaux (les pages déchirées) s’ils ne sont pas traités rapidement (mis sous forme de note sur l’ordinateur), s’accumulaient dans les étagères… Je finis ma phrase précédente au passé, car je n’en conserve quasiment plus… Je préfère au besoin les traiter et les mettre au format informatique, sinon direction poubelle. Une seule exception, les recettes de cuisine 😉
• Les catalogues et programmes des salons, des exposants, les annuaires papier, etc. sont stockés dans des endroits précis. Seul ma mémoire sait où.
• Les cartes de visite sont saisies dans le carnet d’adresse personnel ou dans le CRM si cela concerne l’entreprise.

Les outils d’acquisition de l’information

Cette liste des supports de l’information est à mettre en parallèle avec le matériel possédé (je ne parlerai pas «papier, ni boite à chaussure». Je dis bien matériel et non outil (les outils sont pour moi dans ce cas les logiciels par exemple) :

• Téléphonne
• Téléphonne portable
• PDA
• Ordinateur fixe
• Ordinateur portable

Pour la téléphonie, je fais figure d’ancêtre… Je suis accroc du téléphone filaire 🙂 Pas de portable, pas de Skype… mais cela ne m’empêche pas de prochainement tester Wengo.

Le «t’es où», très peu pour moi. Les fils à la patte me gêne pour mon indépendance. J’aime être où je suis sans avoir à en avertir l’ensemble des personnes avec qui je communique. J’entends déjà les réactions. «T’es pas obligé de le dire !» Sauf que j’entends lorsque quelqu’un m’appelle depuis une gare, depuis un café, en voiture… Les autres également lorsque je le fais.

Autre contrainte des téléphones portables, on peut vous déranger pour la moindre peccadille partout, à toute heure, quel que soit le moment ! Je donne des exemples. j’apprécie de faire une coupure avec le travail lorsque je suis dans ma maison de campagne ou lors des vacances… Comment faire avec ce fichu portable ? Déjà les voix s’élèvent. «Il suffit de le couper !» Et oui, mais mes amis ont aussi le droit de me contacter… Pire en soirées. Je me demande toujours à quel heure finie le travail des uns et des autres avec les portables.

Le portable relativise également la notion d’urgence. Si l’on me demande quelque chose qui est urgent, que je suis absent, un filtre naturel, le répondeur est en place. Cela demande un effort. La personne n’attend pas malgré l’urgence une réponse dans la minute (vous, vous en connaissez beaucoup de situations qui demandent une telle réactivité ?). Je peux en effet être en déplacement toute la journée et mon assistante absente… Quand j’appelle mon interlocuteur, il n’est pas surpris même si c’est le lendemain matin… Changeons le décor… J’ai mon portable… Un appel (une urgence) que j’entends sur le répondeur… Si je ne réponds pas dans la journée, je passe pour un incapable, quelqu’un qui manque de sérieux…

À l’extrême, si j’en crois les réactions concernant le courrier électronique du type :«Pour ma part, je pars du principe qu’un client qui prend la peine de m’envoyer un Mel, mérite une réponse dans l’heure» en commentaire d’une Méthode pour répondre aux mails efficacement, je me dis que si je ne réponds pas dans le quart d’heure à ce type là après son message sur mon téléphone portable, c’est foutu.

Je sais que nous sommes dans un monde où tout s’accélère, où tout va vite (trop vite diront certains) mais de là à confondre vitesse et précipitation, il n’y a qu’un pas… que je tente de ne pas franchir. Ma liste des griefs concernant les portables est encore longue : ils sont compliqués à utiliser, je n’aime pas parler en public de choses que je juge privé (j’ai déjà assisté à des conversations téléphoniques, dans des trains par exemple, où j’arrivais à découvrir qui étaient les deux interlocuteurs et connaissais leurs positions respectives sur des projets sans qu’aucun des deux protagonistes ne le sachent), je n’y comprends rien au sms, etc.

Et pourtant, à la vérité, je possède un téléphone portable pour émettre des appels… car, je lui reconnais quand même quelques utilités. Mais n’essayez pas de me laisser un message dessus, je risque de vous rappeler quinze jours plus tard. J’ai beau dire aux personnes que j’appelle, à l’aide de mon portable, de ne pas mémoriser mon numéro, régulièrement, j’ai des appels sur ma messagerie !

En fait, pourquoi je parle du téléphone dans ce billet… je semble éloigné de mon sujet… je ne le crois pas. Le téléphone portable est un moyen de «dispersion» et «d’erreurs» de notre information… Comment tenir à jour la liste des numéros de téléphone de mon portable avec celle de mon (mes) ordinateurs ? Comment synchroniser mon emploi du temps ?
J’ai le même raisonnement pour le PDA…
Je crois que j’adopterais le téléphone portable, le jour qu’il remplira les fonctions de mon ordinateur portable 🙂 Son arrivée est relativement proche, j’en suis persuadé.

Je possède un ordinateur fixe sur lequel sont gérés toutes mes informations, qui me sert de stockage (L’autre ordinateur fixe est employé par mon assistante). Mais pour combien de temps encore ? L’informatique de bureau dans l’avenir ne se résumera-t-elle pas en un macmini équipé d’Apple TV, qui sera le centre serveur, auxquels se connecteront et se synchoniseront automatiquement nos portables (qui au passage, seront aussi nos téléphones).

Je dois prochainement renouveler mes ordinateurs (un poste fixe et un portable) et je me pose cette question cruciale : est-ce que je dois acheter un nouvel ordinateur fixe ? est-ce que je dois acheter un portable et un écran sans acheter de poste fixe, etc. Une chose est sûre, ce sera un ou des Mac. Pourquoi s’équiper d’une multitude d’ordinateur (s’équiper également d’un PC) alors que dans un Mac, on a accès à l’ensemble des OS disponibles. Mon seul frein au jour d’aujourd’hui… L’absence de tablet PC Apple même si l’Iphone nous en rapproche.

Ce choix matériel influence en réalité beaucoup de décisions qui permettent la gestion de mes informations et de mes projets… Je me résume. Grosso-modo, je possède un serveur Apache connecté à Internet et accessible à distance par son site Web… (Le serveur Apache est d’origine sur Mac). C’est le poste fixe sur lequel je travaille régulièrement. Le portable me sert lors de mes déplacements… Il est synchronisé manuellement avant chaque départ, et au retour si besoin, pour sa partie agenda, carnet d’adresse perso, courrier électronique, documents créés ou récupérés, pour les outils de gestion de l’information, etc. Le CRM est disponible en ligne, ainsi que certaines bases de données essentielles pour le travail…

Quand je dois gérer de l’information, rechercher une documentation, surveiller un projet, que je sois sur mon portable ou sur un poste fixe, j’ai les mêmes outils à ma disposition, les mêmes arborescences, les mêmes classifications… un clone quasi parfait dans ce domaine.

Vous pouvez retrouver les quatre billets qui composent gérer sa documentation, son information et ses projets :

• Gérer sa documentation, son information et ses projets
• Les sources d’informations et les outils pour les acquérir sources d’informations et les outils pour les acquérir
• La gestion du courrier électronique, des flux rss, des lectures sur le web
• Structurer sa documentation dans une TPE (Très Petite Entreprise) ou pour un particulier