Gérer sa documentation, son information et ses projets (4e partie)

Une fois récoltée cet ensemble d’informations, reste à l’organiser. Si dans le cadre des entreprises plus importantes, une ou des personnes sont en charges d’un service de documentation, il n’en est pas de même au sein d’une cellule familiale ou d’une TPE (Très Petites Entreprises). Pourtant, l’information disponible doit être accessible rapidement pour l’ensemble des membres de ces «petites» organisations.

Les outils pour structurer l’information

En préambule, comme indiqué dans les précédents articles, je rappelle que je suis un utilisateur d’ordinateurs Macintosh et que je ne suis pas toujours le seul «utilisateur» des données. Alors, quels sont ses outils que j’utilise actuellement pour trier, classer ma documentation, gérer mes projets, suivre mes tâches… ?

les fonctions du Macintosh et de son système X

• le glissé-déposé via Exposé (d’autres explications sur Exposé) ou non, les services et la possibilité de créer des pdf ou des «extraits de texte» (textClipping) depuis une application.
• les AppleScripts et automator pour les flux de production remplaçant toutes les tâches manuelles répétitives et fastidieuses, et les actions de dossier. Les explications sur Automator fournis par Mac OS X Facile sont à compléter par la liste proposée par Automator world. Un exemple de ce que permettent ces outils. Comme un dossier modifié réagit lorsque son contenu est modifié, je suis prévenu lorsqu’un document a été placé dans mon dossier «Public» 😉
• Spotlight est le système d’indexation automatique en temps réel et de manière transparente du contenu du disque dur en OS X… L’outil idéal pour la recherche en texte intégral dans tous les fichiers, hormis les «extraits de texte» :-(. Des dossiers intelligents étendent les possibilités. Sur le bureau, ils permettent d’enregistrer les résultats d’une recherche Spotlight qui se met à jour automatiquement lorsque l’on ajoute ou supprime des documents de l’ordinateur.

Les logiciels

• Sidenote un utilitaire, en donationware, de prise de notes (y compris les images) sous la forme d’un tiroir disponible quel que soit l’application qui se masque automatiquement. En plus, c’est un moyen simple de supprimer les post-its papier et les «extraits» Mac. Fabien Conus fait une bonne description de ce développement de Pierre Chatel. Pour les plus anciens utilisateurs, c’est un album en mieux 😉
• Un équivalent à Outlook, mon fidèle Entourage… de chez Microsoft. Je sais cela fera grincer quelques dents, mais je ne suis pas passé aux iAppz (applications Apple équivalente : Ical, Mail et Carnet d’adresses) hormis pour Ical… pour des raisons de partage d’agenda en ligne. J’utilise Entourage pour sa facilité de liaison entre ses modules : la gestion du courrier électronique, de l’agenda, du carnet d’adresses personnel, de quelques notes et d’une fonction de centre de projets (que l’on retrouve dans la suite bureautique Office : Word, Excel, PowerPoint). Ce centre de projet permet de disposer d’un dossier à l’emplacement de son choix sur l’ordinateur, dans lequel on peut déposer tout type de documents). Génial pour l’organisation des rencontres blog en nord ! De plus, Entourage, permet de mieux gérer les catégories d’informations dans les différents modules.
• Par contre, je confie la gestion de tâches à IGTD, un logiciel basé sur la méthode GTD (Getting Things Done) en anglais, synchronisable avec Ical notamment. Une seconde raison de l’emploi d’Ical.
• URL Manager Pro, dont j’ai déjà expliqué l’utilisation dans un précédent billet pour stocker les URL en les documentant.
• MindManager, un outil de MindMapping que j’utilise entre autres pour l’organisation générale d’un événement, pour la rédaction d’un article, bref, comme schéma directeur dans l’organisation et la gestion des informations sous forme de carte conceptuelle… Ces cartes heuristiques me permettent parfois de hiérarchiser mon information.
• SugarCRM francisé (pendant un temps nous avons également employé eGroupware, mais il faisait un peu doublon, même si je regrette certaines de ces fonctionnalités) pour tout ce qui est gestion des contacts « marketing ».
• FileMaker, l’«Accès» du Mac, un logiciel de base de données sur Mac et PC… C’est par ce logiciel que nous assurons la gestion complète du centre de formation : gestion des formateurs, des salles, des conventions de formation, de la délégation… Est ce encore professionnel, j’en doute, mais je ne résiste pas à stocker les recettes de cuisine (+ de 15 000 recettes) dans une base FileMaker !
• Acrobat, la version complète, pas le reader… pour créer des «collections» et ainsi recherché dans un lot de documents.
• Books, le logiciel de gestion de bibliothèques personnelles (achats, prêts, etc.) configurable en Français. Notez que je ne possède pas d’applications spécifiques pour la gestion des CD, DVD…
• Des logiciels de synchronisation entre les ordinateurs ou entre applications (notamment entre Entourage et Ical) mais je n’indique aucun nom car je n’ai pas encore trouvé l’outil idéal.
• Une mention spéciale pour le logiciel de bibliothèque numérique Greenstone, que j’ai testé dans le passé et hésité à mettre en place (par contre, je pense que le projet est repoussé aux calendes grecques, car il semble difficile à installer dans sa dernière version sur Macintosh), l’utilitaires de gestion et classement de photos numériques Cumulus Single User devenu MediaDex car je n’en ai pas réellement l’usage et je dois tester prochainement Keepass (un logiciel libre pour gérer ses codes d’accès), car je suis toujours à la recherche de l’application de rêve qui stocke et gère l’ensemble de mes mots de passe des pages, des serveurs, des comptes FTP, des programmes, etc.).

L’arborescence de disque dur

• Comme dans une bibliothèque où les livres sont classés la classification Dewey par thèmes et regroupés en sous-ensembles, la structuration de l’ensemble de nos informations et des fichiers sur le disque dur, doivent être regroupés par thèmes appelés répertoires et sous-ensemble appelés sous-répertoire à l’image de nos étagères et bureaux, avec ses tiroirs, ses chemises à dossier et les documents.

Structurer sa documentation sur l’ordinateur

Reste à structurer l’ensemble des fichiers pour retrouver rapidement une information, gérer au mieux ses projets, hiérarchiser ses actions…

Pour cette approche, je précise que j’ai choisi : l’absence de marqueurs (Tags), la méthode GTD dont j’ai détourné l’emploie et que je possède quelques notions (hum, j’fais aussi des formations) de gestion de projets au sens large du terme (utile pour la définition la différenciation des durées et des dates au plus tôt, au plus tard, notion de tâche, de projets)…

Les tags et la folksonomie

Sous ses mots barbares se cache simplement l’ajout d’étiquettes aux fichiers, aux informations… lors de leur enregistrement. Lorsque l’on recherche quelque chose, on sélectionne simplement cette étiquette et la liste des informations associées apparaît. C’est le principe de del.icio.us, Technorati, etc.

Malheureusement, même si ces technologies ont le vent en poupe, les utilisateurs sont incompétents (je fais partie des utilisateurs) aussi bien pour créer les tags (étiquettes) que pour les «lire».

Les utilisateurs lambda ne sont pas des professionnels de l’information et la sélection des mots-clés est un vrai casse tête. Les autres utilisateurs de notre système d’information donneront-ils le même sens pour l’étiquette apposée et emploieront-ils le mêmes mots lors de leur requête ne serait ce qu’au singulier ou au pluriel ?

Cela voudrait dire que l’utilisateur a réfléchi au préalable à une taxinomie (même si la folksonomie prône le langage naturel sans structure ou hiérarchie préétablie).

De plus, si nous voulons être assez précis, des dizaines de mots-clés sont nécessaires pour décrire un document.

Dernier inconvénient de ces tags, dans l’avenir, quels seront les domaines émergeants ou les disciplines que nous ajoutons à nos centres d’intérêts ?

Prenez l’exemple d’un webmaster… Bon dans un premier temps, il s’est intéressé au html… Donc, il marquait ces documents de l’étiquette html. Puis sont arrivés les CSS… Par expérience, jamais à l’époque, j’aurais indiqué CSS… aussi pendant quelques mois, j’aurais continué d’indiquer html. Je parlais des CSS 1 évidemment… Je ne vous raconte pas la mésaventure lorsque les CSS 2 sont apparus ! Puis, après voici l’accessibilité. Oui, soit… mais mes documents sur le html… Je dois les reprendre un à un pour savoir s’ils entrent dans le cadre de l’accessibilité ou non ?
Par ailleurs, si je recherche un point précis de html, qui possède une influence particulière dans le cas de l’accessibilité. Je fais comment pour le trouver ? De plus, l’histoire n’est pas terminée… elle ne fait que commencer… Nous avons dans le domaine d’Internet moins de dix d’archives pour la plupart d’entre nous !

Pour moi, les tags sont du référencement à l’aveuglette et ressemblent trop au système des boîtes à chaussure dans lesquelles on range les photos…
Mais pour ceux qui voudraient peser encore plus le pour et le contre de la folksonomie, différents billets des petites cases explorent le sujet.

À cette solution de tag s’oppose la technologie Google… La recherche en texte intégral… On recherche dans le contenu des documents les mots saisis dans le moteur de recherche. C’est la technologie de Spotlight. C’est celle que j’emploie associée à une taxinomie légère, mais j’y reviendrai.

La méthode GTD

Chacun sait qu’il est plus facile de travailler lorsque l’on possède une liste de tâches à effectuer (suffit de rechercher la fréquence de l’expression « todo » en un seul mot). Et qui n’a pas entendu un jour de la classification : urgent, important, prioritaire…
Oui, mais il y a un mais… Qu’est-ce que je fais du reste ! ce qui n’est pas urgent, important, prioritaire ?

La méthode GTD (Getting Things Done !) de David Allen, prononcez “dji ti di” est basé sur les contextes (situation donnée, où nous sommes bien placés pour faire certaines choses : je suis dans mon logiciel de messagerie, je téléphone, je suis au bureau, etc.) et sur les projets…

La démarche est simple. Il faut commencer par identifier et traiter toutes les sources d’informations… Je m’aperçois qu’involontairement c’est ce que j’ai fait dans le second article 🙂

Toutes les informations sont ensuite triées :

• Inutile : poubelle
• Pas d’action, mais information utile dans le futur : références
• À voir peut-être un jour quand nous aurons le temps : frigo
• Quelque chose à déléguer, déléguons : attente réponse.
• Cela nécessite plus d’une action élémentaire : créons un projet à classer dans le dossier “projets” et déterminons la première action à mener qui rejoint la liste des autres actions élémentaires
• Réalisons tout de suite ce qui prend moins de 2 minutes.

Au passage, quelle que soit la méthode d’organisation employée, la règle de base est de toujours ramener les tâches à des petites étapes mesurables ! On se voit avancer 🙂

Jusque-là, rien de bien original. Mais maintenant, prenons la liste des tâches à effectuer et rangeons la par contextes (Téléphone, Ordinateur, Maison, Courses en ville, Boss, Equipe, Internet, Email, Attente-réponse…) !
Chaque semaine, la collecte générale est organisée, les projets sont repris et les actions élémentaires suivantes à mener sont déterminées. Un passage en revu du frigo, une réflexion sur les priorités et la mise à jour des listes d’actions par contexte !

Dans la méthode originale, un système de 43 dossiers : 31 jours et 12 mois permettent de ranger les actions et documents correspondants que l’on a décidés de différer.
La majeure partie de cette description est issue du pdf de 5 pages (728 ko) GTD Brief d’Eric Lodi.
Au passage, pour les plus jeunes, le terme moleskine se trouvant fréquemment dans les descriptions de cette méthode, Julien Henzelin a effectué la recherche pour vous savoir ce qu’est la moleskine 😉

Voilà qui me satisfait mieux dans mon approche organisationnelle. On y parle à la fois de projets, d’idées, de priorités… Par contre, la notion des 43 dossiers ne m’inspire pas, tout comme le carnet ou les feuilles qui vous accompagne partout… et aucune référence n’est faite sur les archives (notre bibliothèque de référence pour le long terme !).

Je garde cependant le principe de gestion des tâches en fonction des contextes que je mettais déjà en place avant de découvrir cette méthode et la gestion des groupes dans «frigo», attente réponse, les dossiers projets. Par contre, les éléments de référence sont directement dirigés dans les dossiers appropriés. C’est là qu’intervient ma taxinomie…

Un disque dur et des applications au même régime…

Une savante hiérarchie de dossiers, classés par thèmes, par activités, par projets ou par périodes (ma taxinomie 😉 accueille les différents documents. Mais cette structuration se retrouve également dans les différents logiciels qui récoltent de l’information : Entourage, Url Manager Pro…

Notons au passage que j’ai demandé que l’ensemble des fichiers téléchargés conserve son adresse d’origine… dans la fenêtre des informations, histoire de garder facilement une trace de la source, en plus de la date de création.

Cette structure est reproduite sur l’ensemble de mes ordinateurs, ce qui simplifie la synchronisation des machines.

Seules exceptions, les adresses commerciales qui sont centralisées dans la base de données du CRM… Tout ce qui a trait à la partie commerciale doit rejoindre cette base afin de ne pas multiplier les différents listings de tout ordre !

Pour les adresses spécifiques à un dossier autre que commercial, les relations presse par exemple, l’outil est URL Manager Pro. J’ai omis de dire qu’URL Manager gère aussi les adresses mails… Le but étant d’avoir une source unique de référence !

C’est également cette rigueur de la source d’information référence qui nous a conduits à mettre en place un développement en FileMaker pour le centre de formation !

Le moteur de recherche et les fonctionnalités de l’ordinateur décrite précédemment font le reste… Alors, pourquoi classer me direz-vous ? Parce que en fonction de mes activités, il est parfois plus simple de prendre le dossier création de site web, le sous-dossier CSS 2, puis le sous-dossier Accessibilité pour obtenir une vue synthétique de l’ensemble des documents en ma possession… selon le classement de mon choix !

Pour certains projets, la mise en place d’un dossier intelligent permet de me créer rapidement une bibliothèque de sources d’informations d’origine disparates ! Par exemple, on vient de me demander des documents traitant du Marketing… Je vais créer ce type de dossier, car je sais que des documents sur ce thème sont à la fois dans le dossier Marketing pour le web et dans celui destiné à la gestion d’Ed productions !

Le danger d’une telle pratique de gestion de dossiers est de multiplier le rubricage à l’infini… Les dossier de premier niveau ne doivent pas être nombreux et ils sont plus ou moins détaillé et approfondie selon les thèmes.

Une politique de lien, vers les dossiers correspondants ou les éléments eux-mêmes (C’est l’une des qualités d’Entourage par exemple) est également mise en place…

Les liens particuliers que sont les alias de fichiers ou de dossiers placés dans un autre dossier ne sont pas à négliger ! L’alias permet d’éviter de dupliquer des fichiers qui pourraient trouver leur place dans plusieurs dossiers. Toujours cette notion d’unicité.

Des archives régulières, y compris des mails, sur des CD ou des DVD permettent de conserver les informations jugées obsolètes… dans le cadre d’un usage courant. Structuré de la même manière que l’ensemble des disques, l’information est facilement repérable… Toutefois, à l’usage, et devant les espaces offerts par les disques dur au fil du temps… les dossiers de ma bibliothèque numérique sont toujours présent sur les ordinateurs depuis l’origine… de la mise en place de ma «méthode», c’est à dire plus de 10 ans.

Et vous, vous employez quelle technique ? Je dois avouer que je n’ai jamais osé tenter l’expérience de l’empilement… qui consiste à empiler les document et à remettre le document sorti au-dessus !

Vous pouvez retrouver les quatre billets qui composent gérer sa documentation, son information et ses projets :

• Gérer sa documentation, son information et ses projets
• Les sources d’informations et les outils pour les acquérir sources d’informations et les outils pour les acquérir
• La gestion du courrier électronique, des flux RSS, des lectures sur le web
• Structurer sa documentation dans une TPE (Très Petite Entreprise) ou pour un particulier (c’est ici)