Gérer sa documentation, son information et ses projets (2e partie)

Avant d’aller plus loin, je pense qu’il est intéressant de réfléchir sur nos sources d’informations. C’est elle qui en général sont le plus chronophage…

Les sources d’informations

En voici quelques unes que j’emploie

  • Les prises de notes sur une feuille de papier, sur un cahier, sur un post-it (le griffonnage sur la main je n’aime pas, mais certains le font et c’est certainement efficace pour eux) sont régulièrement remisent dans les outils informatiques de gestion de l’information… Je rêve d’un bureau sans papier (y’en a qui doivent rigoler, ceux qui connaissent mon bureau !)
  • Les appels et messages téléphoniques transitent en général par la prise de note.
  • Le courrier papier, traditionnel, me pose un éternel problème… Je n’ai toujours pas trouvé l’application sur Macintosh qui permet d’organiser le traitement de ce courrier : date de réception, réponse pour le, à envoyer avant le, endroit du classement, a qui a été remis le courrier… bref, là le bas blesse, je manque totalement d’organisation…
  • Pour le courrier électronique, je m’expliquerai en détails dans le prochain billet, mais bien géré ce n’est pas le média le plus chronophage…
  • J’ai toujours autant de mal à participer et même à suivre les forums. Pendant longtemps, la contrainte que j’y voyais : devoir se rendre sur le forum pour le consulter, était le frein majeur. Quelle perte de temps 🙂 Depuis l’apparition des fils de syndication dans ces mêmes forums, mon travail est simplifié… mais curieusement je trouve qu’il est plus difficile de lire un fil de discussion dans un forum que dans une liste de diffusion ! Le seul regret de cette lecture par fil, le nombre d’articles maigrichon destiné aux lecteurs Rss.
  • Les listes de diffusion (groupe de discution) rejoignent le traitement des emails ou celui des fils RSS.
  • Les newsgroup auxquels je suis resté abonné sont rares… mais ils ne sont plus consultés à l’aide d’une application spécifique, mais grâce aux groups de Google qui arrivent directement comme un mail.
  • Les wikis… Leur lecture grâce aux fils qui les accompagnent n’est pas très compliqué et pas très longue sauf si l’on est abonné aux modifications d’un wiki ! lls sont inclus dans la lecture des fils Rss. Par contre, comme je ne suis pas inscrit à des milliers de wikis et que j’y interviens de façon sporadique, je trouve toujours aussi complexe la création ou la modification d’articles. Une grosse demi-heure la dernière fois pour un article de quelques lignes, car il m’était impossible de me rappeler comment inscrire un lien !
  • Les fils de syndication seront analysé un peu plus loin… C’est à l’heure actuelle l’un des deux « bouffeurs » de temps de ma veille car de nombreux liens vers le web existent.
  • Le web en général… L’attrape nigaud par excellence, c’est l’autre « bouffeurs » de temps. Tout conduit vers le web : les fils, les listes de discussion, les e-mails… et bien entendu les recherches que l’on effectue sur ce moyen de communication. En plus, il est tentant lorsque vous possédez des outils en ligne de s’égarer sur la toile. Le danger justement est de se disperser. Généralement, j’essaye de regrouper mes visites et de rester concentré sur mon sujet… Prenons l’exemple de mes fils Rss, je vais rarement sur le site d’où provient l’information hormis pour laisser un commentaire… et j’ouvre les liens dans mon navigateur en tâche de fond, mais j’attends d’avoir une dizaine de pages ouvertes avant de les consulter…
  • Mon comportement face aux réseaux sociaux est hétérogène. Si je prends le cas de Viaduc, on ne peut pas dire que j’y passe beaucoup de temps… Inscrit en version gratuite, je reçois de temps à autre un courrier récapitulatif, que parfois «j’oublie» de lire. Si le nom d’une personne m’intrigue, si je vois que j’ai reçu un message, j’y fonce, consulte et répond au besoin rapidement et ciao… Par contre, concernant MyBlogLog et Ziki, surtout pour le premier, j’ai encore tendance à aller voir le site de mes visiteurs… J’analyse le positionnement de ce nouveau blog, son intérêt, etc. et je choisis de m’abonner ou non au fil du (des) sites… ce qui viendra augmenter d’autant ma longue liste des fils Rss… Donc, les réseaux sociaux, tels que je les utilise, ne font pas partie des sources de «temps perdu» mais par contre sont un facteur indirect du temps passé à éplucher les fils de syndication.
  • Le chat ou IRC (Messagerie instantanée), je les ai exclues quasiment depuis l’origine. J’ai connu l’époque du Minitel, moi Mösieur, et je connais le temps que l’on peut y passer. De plus, comme je suis bavard, cela n’arrange rien 😉 Donc, sauf exception, je n’utilise pas les possibilités offertes par les messageries. Je l’ai employé une seule fois pour un problème urgent à régler, pour une discussion à plusieurs, et je n’ai rien fait d’autre pendant ce temps-là !
  • Les Digg like m’occupent plus de temps à inscrire mes billets qu’à les utiliser. Parfois, si je parcours la page lors de l’inscription d’un billet, je détecte une info qui semble intéressante et je clique sur le lien pour visiter le site.
  • Les podcasts et vidéocast sont rarement à mon menu. Je me suis exprimé à de multiples reprises à ce sujet. Rien d’ailleurs n’est prévu chez moi actuellement pour leur archivage 🙁
  • Dès leurs arrivés, les livres sont saisis dans le logiciel Books qui permet de récupérer les infos chez Amazon France en indiquant le code Ibsn. Ceci me permet de gérer les prêts et dans l’avenir, je pense y ajouter les tables de matière, voir un résumé. Ensuite, lors de leur lecture, ils sont annotés ou pour certain mis en carte heuristique… (je fais encore confiance à ma mémoire pour les autres :-)) Notez, que j’ai mis en place le service Vigilibris pour surveiller la sortie des ouvrages qui m’intéressent. Là encore, j’accumule les références dans le panier de mon fournisseur jusqu’au moment de la commande groupée.
  • Les journaux et revues devraient rejoindre Books tôt ou tard, y compris leur table de matière… Pour l’instant, là encore, je me fis à ma mémoire ! Par contre, les extraits de journaux (les pages déchirées) s’ils ne sont pas traités rapidement (mis sous forme de note sur l’ordinateur), s’accumulaient dans les étagères… Je finis ma phrase précédente au passé, car je n’en conserve quasiment plus… Je préfère au besoin les traiter et les mettre au format informatique, sinon direction poubelle. Une seule exception, les recettes de cuisine 😉
  • Les catalogues et programmes des salons, des exposants, les annuaires papier, etc. sont stockés dans des endroits précis. Seul ma mémoire sait où.
  • Les cartes de visite sont saisies dans le carnet d’adresse personnel ou dans le CRM si cela concerne l’entreprise.
Les outils d’acquisition de l’information

Cette liste des supports de l’information est à mettre en parallèle avec le matériel possédé (je ne parlerai pas «papier, ni boite à chaussure». Je dis bien matériel et non outil (les outils sont pour moi dans ce cas les logiciels par exemple) :

  • Téléphonne
  • Téléphonne portable
  • PDA
  • Ordinateur fixe
  • Ordinateur portable

Pour la téléphonie, je fais figure d’ancêtre… Je suis accroc du téléphone filaire 🙂 Pas de portable, pas de Skype… mais cela ne m’empêche pas de prochainement tester Wengo.

Le «t’es où», très peu pour moi. Les fils à la patte me gêne pour mon indépendance. J’aime être où je suis sans avoir à en avertir l’ensemble des personnes avec qui je communique. J’entends déjà les réactions. «T’es pas obligé de le dire !» Sauf que j’entends lorsque quelqu’un m’appelle depuis une gare, depuis un café, en voiture… Les autres également lorsque je le fais.

Autre contrainte des téléphones portables, on peut vous déranger pour la moindre peccadille partout, à toute heure, quel que soit le moment ! Je donne des exemples. j’apprécie de faire une coupure avec le travail lorsque je suis dans ma maison de campagne ou lors des vacances… Comment faire avec ce fichu portable ? Déjà les voix s’élèvent. «Il suffit de le couper !» Et oui, mais mes amis ont aussi le droit de me contacter… Pire en soirées. Je me demande toujours à quel heure finie le travail des uns et des autres avec les portables.

Le portable relativise également la notion d’urgence. Si l’on me demande quelque chose qui est urgent, que je suis absent, un filtre naturel, le répondeur est en place. Cela demande un effort. La personne n’attend pas malgré l’urgence une réponse dans la minute (vous, vous en connaissez beaucoup de situations qui demandent une telle réactivité ?). Je peux en effet être en déplacement toute la journée et mon assistante absente… Quand j’appelle mon interlocuteur, il n’est pas surpris même si c’est le lendemain matin… Changeons le décor… J’ai mon portable… Un appel (une urgence) que j’entends sur le répondeur… Si je ne réponds pas dans la journée, je passe pour un incapable, quelqu’un qui manque de sérieux…

À l’extrême, si j’en crois les réactions concernant le courrier électronique du type :«Pour ma part, je pars du principe qu’un client qui prend la peine de m’envoyer un Mel, mérite une réponse dans l’heure» en commentaire d’une Méthode pour répondre aux mails efficacement, je me dis que si je ne réponds pas dans le quart d’heure à ce type là après son message sur mon téléphone portable, c’est foutu.

Je sais que nous sommes dans un monde où tout s’accélère, où tout va vite (trop vite diront certains) mais de là à confondre vitesse et précipitation, il n’y a qu’un pas… que je tente de ne pas franchir. Ma liste des griefs concernant les portables est encore longue : ils sont compliqués à utiliser, je n’aime pas parler en public de choses que je juge privé (j’ai déjà assisté à des conversations téléphoniques, dans des trains par exemple, où j’arrivais à découvrir qui étaient les deux interlocuteurs et connaissais leurs positions respectives sur des projets sans qu’aucun des deux protagonistes ne le sachent), je n’y comprends rien au sms, etc.

Et pourtant, à la vérité, je possède un téléphone portable pour émettre des appels… car, je lui reconnais quand même quelques utilités. Mais n’essayez pas de me laisser un message dessus, je risque de vous rappeler quinze jours plus tard. J’ai beau dire aux personnes que j’appelle, à l’aide de mon portable, de ne pas mémoriser mon numéro, régulièrement, j’ai des appels sur ma messagerie !

En fait, pourquoi je parle du téléphone dans ce billet… je semble éloigné de mon sujet… je ne le crois pas. Le téléphone portable est un moyen de «dispersion» et «d’erreurs» de notre information… Comment tenir à jour la liste des numéros de téléphone de mon portable avec celle de mon (mes) ordinateurs ? Comment synchroniser mon emploi du temps ?
J’ai le même raisonnement pour le PDA…
Je crois que j’adopterais le téléphone portable, le jour qu’il remplira les fonctions de mon ordinateur portable 🙂 Son arrivée est relativement proche, j’en suis persuadé.

Je possède un ordinateur fixe sur lequel sont gérés toutes mes informations, qui me sert de stockage (L’autre ordinateur fixe est employé par mon assistante). Mais pour combien de temps encore ? L’informatique de bureau dans l’avenir ne se résumera-t-elle pas en un macmini équipé d’Apple TV, qui sera le centre serveur, auxquels se connecteront et se synchoniseront automatiquement nos portables (qui au passage, seront aussi nos téléphones).

Je dois prochainement renouveler mes ordinateurs (un poste fixe et un portable) et je me pose cette question cruciale : est-ce que je dois acheter un nouvel ordinateur fixe ? est-ce que je dois acheter un portable et un écran sans acheter de poste fixe, etc. Une chose est sûre, ce sera un ou des Mac. Pourquoi s’équiper d’une multitude d’ordinateur (s’équiper également d’un PC) alors que dans un Mac, on a accès à l’ensemble des OS disponibles. Mon seul frein au jour d’aujourd’hui… L’absence de tablet PC Apple même si l’Iphone nous en rapproche.

Ce choix matériel influence en réalité beaucoup de décisions qui permettent la gestion de mes informations et de mes projets… Je me résume. Grosso-modo, je possède un serveur Apache connecté à Internet et accessible à distance par son site Web… (Le serveur Apache est d’origine sur Mac). C’est le poste fixe sur lequel je travaille régulièrement. Le portable me sert lors de mes déplacements… Il est synchronisé manuellement avant chaque départ, et au retour si besoin, pour sa partie agenda, carnet d’adresse perso, courrier électronique, documents créés ou récupérés, pour les outils de gestion de l’information, etc. Le CRM est disponible en ligne, ainsi que certaines bases de données essentielles pour le travail…

Quand je dois gérer de l’information, rechercher une documentation, surveiller un projet, que je sois sur mon portable ou sur un poste fixe, j’ai les mêmes outils à ma disposition, les mêmes arborescences, les mêmes classifications… un clone quasi parfait dans ce domaine.

Vous pouvez retrouver les quatre billets qui composent gérer sa documentation, son information et ses projets :

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