Le community management à la Fac et ailleurs

Le 11 janvier, devrait sortir le livre : Le Community management, Nouvelle approche de la communication de Pascal Chauvin dans la collection Flash de Gualino éditeur (ISBN : 978-2-297-00515-9).

L’auteur m’avais demandé un témoignage, un exemple de community management. J’ai choisi de raconter le recrutement d’une licence pro dans le cadre de mes activités de community manager de l’UFR IDIST. Si l’on me posait la question en milieu 2011, ce serait peut-être l’animation du wiki sur l’éducation et mobilité de Ludovia qui aurait les honneurs 😉

Le voici en avant première 😉

Début juin 2010 : urgence ! L’UFR Idist de l’Université Lille 3 ouvre pour la rentrée universitaire 2011 une nouvelle licence professionnelle « gestion et édition de fonds photographiques » et doit, en 15 jours, recruter des étudiants.

Branle-bas de combat me direz-vous ?  Et bien, non, cela est moins compliqué qu’il n’y paraît !

Les responsables de la formation avaient eu quelques velléités pour diffuser l’information sur Facebook et commençaient à réfléchir à s’inscrire à Twitter, créer un blog mais leur souci était de toucher les bons réseaux rapidement et efficacement.

L’une des erreurs couramment commises dans ce cas est de faire cavalier seul, de rester dans son coin pour garder une éventuelle forme de pouvoir sur son « bébé ». Donc, au moins, ayez le réflexe d’informer d’urgence le community manager de la structure… afin qu’il puisse déjà retransmettre l’information ou l’aménager… C’est du temps gagné. Cela pose le problème de savoir qui occupe les fonctions de community manager dans les entreprises…

Ma première préoccupation a été de récupérer des informations sur cette licence ! Normal… Comment parler de quelque chose si on ne le connaît pas ?
Je découvre notamment une plaquette au format PDF qui présente la formation alors que la plaquette papier n’est pas encore sortie de l’imprimerie et que le site web de l’université ne présente pas la formation.

Aussitôt le fichier PDF « en main », je me précipite sur les systèmes de partage de documents PDF : Calameo, Docstoc , Issue , scribd et SlideShare pour donner de la visibilité au document mais aussi pour pouvoir facilement intégrer la plaquette dans les blogs, sites, etc.

Le texte de présentation de ces PDF fournissait un contact de courrier électronique afin que les personnes intéressées puissent obtenir tous les renseignements souhaités facilement.

Le but était aussi d’en faire un lien « unique » en privilégiant l’un de ses services pour indiquer où se trouve ce document. Malheureusement, l’événement créé dans Facebook avant mon intervention dirigeait vers l’université ! Le lien unique permet de mesurer également avec plus de précision les « retours » !

Dès le lendemain, on savait que dans l’un de ces services (Scribd), la plaquette avait 245 lectures (un mois plus tard, la plaquette a été lue plus de 900 fois sur ces sites, sans compter les lectures sur le site de l’Université) !

Que s’était-il passé entre-temps ?

Rien d’extraordinaire pour un community manager… On pourrait presque dire le train-train habituel.

Pour commencer, j’ai modifié l’événement dans Facebook afin qu’il soit utilisable dans ce service pour relayer l’information. La première tâche, renommer l’événement : « Licence professionnelle photographie et audiovisuel » (le titre exact de la licence me semblait trop long). J’ai donné des dates éloignées… puisque l’événement dure jusqu’au mois de septembre afin qu’il reste visible.

Reste à rédiger le texte de l’événement…

Comme j’ai prévu de préparer également un billet pour mon blog les z’ed (l’UFR ne dispose pas de blog !)  qui est relativement connu dans le monde de la documentation, le plus simple pour moi est d’écrire cet article depuis lequel je viendrais faire une synthèse pour le texte de l’événement Facebook. Je ne m’adresse pas exactement au même public donc, les infos sont présentées un peu différemment.

Il est plus efficace dans Twitter de relayer une information vers un blog que sur une page Facebook ! De plus, les messages de Twitter sont indexés dans Google et tout le monde n’est pas encore sur les réseaux sociaux !

Même si l’article de mon blog est directement intégré dans mon compte Twitter (cela générera une dizaine de tweets par exemple), je dois aussi alimenter le compte Twitter de l’UFR ! Et donc, je prépare mon texte en moins de 140 caractères incluant un lien vers mon article du type : Ouverture d’une Licence pro gestion et édition de fonds photographiques et audiovisuels http://bit.ly/bvyEir Merci de RT 😉 laissant 16 caractères pour les retweets.

L’ensemble des Tweets que j’ai émis sur mes différents comptes a été, bien entendu, retwitté.

Une fois l’événement dans Facebook créé, premier réflexe, je partage l’événement sur mon profil.
Le but n’est pas seulement de créer un événement. En réalité, ce n’est pas un événement réel au sens, on se rencontre tel jour, telle heure. Mais, les événements de Facebook offrent une possibilité simple aux utilisateurs de Facebook de partager à leur tour l’événement et donc de faire du « buzz ».

Ensuite, j’organise le relais de l’information dans différents groupes de Facebook concernés (étudiants, documentalistes…) soit en laissant un message sur le mur, soit par l’envoi d’un message aux groupes dont je suis l’administrateur. Ma veille passée me permet de trouver rapidement les bons vecteurs.

Cette veille m’a permis également de vérifier que les principales personnes ou groupes que je considérais comme influents dans cette démarche avait bien diffusé l’information à leur tour.

Le résultat de cette opération qui a pris environ une matinée ? Dix-huit personnes sont inscrites à la licence pro.

Je ne dis pas que les inscrits le sont grâce à notre action dans les médias sociaux… Il faudra le demander aux étudiants à la rentrée prochaine pour le savoir !

Toutefois, le but n’est pas seulement de recruter des étudiants lors de telles opérations, mais aussi de faire connaître l’existence de cette formation autour de nos partenaires. Un des responsables d’une entreprise locale m’a ainsi contacté pour pouvoir recruter des étudiants !

Je me suis renseigné sur la nécessité d’enfoncer encore un peu plus le clou en préparant de nouvelles stratégies comme une présentation publique en direct sur le net via Ustream par exemple de la licence ce qui aurait permis d’avoir un contact direct avec les étudiants intéressés.

Mais, aussi, vous l’avez peut-être remarqué, je m’étais réservé une marge de manœuvre pour la circonstance en n’invitant personne à cet événement ! C’est ce que j’aurais fait en cas de besoin.

Si cette « histoire » vous inspire, je suis à votre disposition pour vous aider à mettre en place un community management à moins que vous ne souhaitiez une conférence ou que j’intervienne lors d’un séminaire au sein de votre entreprise ou de votre association… En 2011, je vais mettre en place des séminaire en vidéoconférence et évidemment, l’un des premiers sera sur le community management 😉 Contactez-moi si cela vous intéresse 😉