Gérer sa documentation, son information et ses projets (3e partie)

La gestion des courriers électroniques

Nombreux sont les articles sur Internet autour de cette problématique de l’organisation que nous avons concernant l’email.

Contrairement à ce que propose en général ce genre d’article, ma messagerie est programmée pour recevoir le courrier toutes les 15′, et la messagerie de courrier électronique est constamment ouverte. Mais je peux rester une heure ou deux, voir une demi-journée sans consulter ma boîte. Cela m’arrive.

La première chose que j’ai mise en place, ce sont des adresses mail différentes. Je possède environ une trentaine d’adresses. Ainsi, une partie des courriers est récupérée dans le logiciel de messagerie mais aussi dans le CRM (Customer Relationship Management ou GRC —Gestion de la Relation Client en Français). C’est la partie commerciale.

Des adresses de courrier électronique différentes permettent également un tri aisé pour certains courriers : les messages qui concernent ce blog arrive à tel endroit, Lille aux formations à tel autre par exemple.

La seconde action mise en place, ce sont les règles… Elles permettent à la fois de trier le bon grain de l’ivraie (le spam du reste)… Certains messages vont directement vers la poubelle, d’autres passent par des dossiers transitoires étant marqués comme indésirable ou non, d’autres vont dans un dossier pub… Ces règles permettent également de diriger les courriers dans les dossiers qui leurs sont destinés.

Les mailings lists (en général sous compte gmail 🙂 arrivent également dans ma messagerie, mais sont filtrés pour être regroupées dans leur dossier unique. Cela offre l’avantage qu’en cas de surplus d’activité ou de manque de temps, je jette le contenu de ces dossiers sans le lire.

Ainsi, au niveau professionnel, je n’ai que quelques dossiers à surveiller régulièrement. D’ailleurs, une alarme est mise en place pour m’avertir de leur arrivée. Le titre apparaît dans le coin de l’ordinateur. Ce n’est pas pour cela que je fonce voir le contenu 🙂

Pour les réponses à ces mails, si elles ne demandent que quelques minutes, par habitude, je les traite immédiatement, si elle demande un peu plus de travail, je les regroupe en soirée (lorsque le téléphone ne sonne plus :-).

Les messages sont marqués automatiquement d’une couleur si l’émetteur appartient à mon carnet d’adresse selon sa catégorie (par exemple, les personnes référencées Blog en nord) apparaissent en marron). Une autre marque indique les messages concernant un projet.

J’affecte manuellement aux courriers une catégorie et éventuellement d’un drapeau afin de les retrouver rapidement en première lecture ! Ainsi pas de dossier «À répondre», et les dossiers font office d’archives (l’ensemble des mails lus).

Les informations du type rendez-vous, contact… sont également gérées de suite ainsi que les actions qui entrent dans la todo-lists ou en projet. En fait, c’est une méthode Trusted trio à la sauce ed ;-).

Dans le CRM, tout contact devient un lead (le lead est une expression employée dans les CRM pour définir un prospect à la base) ou affaire selon…

Pour les réponses, je fais beaucoup appel aux brouillons… Pour ceux que cela intéresse, j’ai laissé un long commentaire sur le blog du responsable de communication 😉 dans un billet sur les demandes de devis par internet.

Reste la lecture des mails et leur tri. Je tente de regrouper la lecture de l’ensemble des mails en une seule fois. Encore faut-il distinguer les courriers professionnels, les courriers d’amis proches, ceux des étudiants de la Fac et les autres. En effet, chaque catégorie à sa fréquence : journalière ou plus souvent pour la partie pro, journalière voir à 2-3 jours pour ce qui touche la fac et les amis, et quand j’ai le temps pour les autres 😉

Une exception, le dossier qui reçoit les commentaires des blogs, listes de diffusion que j’administre… qui est surveillé plus régulièrement, responsabilité oblige 🙂

Une lecture rapide des titres (ou titres de fils) permet de sélectionner notamment dans les listes de diffusion les courriers qui pourraient être intéressant.

Dans la majorité des cas, une simple lecture est suffisante.
Si une réponse est nécessaire, elle est immédiate.
Parfois, la réponse arrive quelques jours après la diffusion du mail d’origine, mais mieux vaut tard que jamais et ne sont des courriers à l’importance toute relative, sinon, ils auraient été dans un dossier «important», donc géré depuis longtemps.

Les adresses de site sont testées immédiatement… Il est à noter que parfois je vais sur le site de l’auteur du message si son site est indiqué ou si son adresse email le permet.

Quelques dossiers attendent les courriers… Celui qui concerne le référencement de mes sites, celui des archives (factures, numéros de code, login…) par exemple. Ce sont les seuls dossiers d’archives.

Si je dois conserver le message en dehors du logiciel de messagerie, j’enregistre sous… au format texte… et le courrier est classé directement dans le dossier qu’il doit rejoindre sur le disque dur.

Quelques liens pour aller plus loin dans la gestion du courrier

La gestion des fils Rss

Le gros problème des fils de syndication RSS ou ATOM est de réduire le rapport signal/bruit en ne conservant que les fils «de qualité» vous diront la plupart des spécialistes. Oui, mais c’est quoi un fil de qualité ? Un fil dans lequel au moins un message vous semble digne d’intérêt lorsque vous consultez le lecteur de fils ?

Certains retirent également les fils RSS où le nombre de nouveaux messages est trop nombreux… !

Pourquoi je n’approuve pas ces limites ? Déjà, en préambule, quel est votre usage des fils RSS ? Vous lisez quelques blogs de cette manière ?Vous avez mis en place des requêtes sur Google et Technoraci qui vous arrivent en fil donc, c’est un outil de veille ? Vous avez transféré les anciens mails que vous receviez des listes de diffusion vers le lecteur de fils ou vous continuez à les recevoir en courrier électronique ? Vous êtes abonnés à des forums ou vous continuer à vous rendre dans les forums ? Votre domaine d’intervention est le web 2.0 et rien d’autre ?

Et bien, moi, avec mes 800 fils je suis des blogs, je fais de la veille, je reçois des listes de diffusion, je consulte des forums, et comme je suis « spécialiste elearning », dans le domaine de l’éducation, dans le marketing, dans la communication, dirigeant d’entreprise mais aussi indépendant et donc TPE et accessoirement formateur, spécialisé en multimédia, internet, PAO, j’ose plus dire graphisme à cause de mon site, ancien photographe et rédacteur, fondateur de blog en nord (le thème pour celui là c’est les blogs), webmaster… J’arrête là, mais je pourrais encore en ajouter quelques uns.

Donc, je compte : veille, un ; liste de diffusion : deux, forum : trois, elearning : quatre, éducation : cinq, etc. Allez disons 20 rubriques. Donc, je prends 800 auquel je retire 60 (le nombre des anciens blogs qui sont simplement là en archive, j’expliquerai plus loin leur raison d’être) donc 740 divisé par 20 : 37 fils par catégorie ou thème… Vous trouvez que c’est beaucoup ? Moi pas.

Je m’explique de suite sur la raison de la présence de plus de cinquante fils «mort» dans mon lecteur. Les blogs dont son issus ces fils ont été pour moi des références (ils le sont encore pour certains même s’ils datent maintenant). Ce sont une partie de mes archives des fils RSS 🙂 Par l’expérience, j’ai découvert également que parfois ces anciens blogs renaissaient… de leurs cendres ! De toute façon, ils ne prennent pas de temps à lire, puisque aucun message nouveau par principe n’apparaît !

En plus, mes fils sont tous triés par dossier… et régulièrement vérifiés afin de «retirer» les liens morts (tous les 3 à 6 mois environ). Certains dossiers sont plus importants que d’autres et par exemple, au niveau des flux, celui qui s’intitule «appel d’offres» passe souvent à la trappe par manque de temps. C’est aussi facile de dire «tout marquer lu» que dans les logiciels de messagerie. Un clic droit sur le dossier et hop, le tour est joué 🙂

Je crois que l’on peut aisément pousser la comparaison entre la lecture des fils RSS et les emails… C’est du pareil au même. En tout cas, je pratique quasiment de la même manière sauf que je me retrouve plus souvent sur le web. Au passage, c’est le seul endroit où je consulte éventuellement podcast et vidéocast.

Sur le web

Si l’information qui m’intéresse se trouve sur la web dans un document au format Pdf, .doc, Ppt… donc dans un autre format qu’HTML, quasi systématiquement, je le télécharge. D’ailleurs, depuis Safari (le navigateur Mac) il est très facile de demander l’enregistrement des fichiers Pdf plutôt que leur ouverture à l’écran. Ils sont ainsi toujours consultés hors connexion.

Reste les autres pages du web. Dans ce cas, plusieurs solutions. Soit une impression directement en Pdf, soit un enregistré sous en archive web, soit une aspiration du site, soit une copie partielle d’écran (essentiellement pour des informations ponctuelles, les références d’un paiement par exemple), soit un glisser-déposer sur le bureau du texte qui m’intéresse, du schéma, de l’image… pour faire un extrait selon la terminologie du Mac que je pourrais de nouveau glisser-déposé dans une autre application. Au passage, si des utilisateurs Mac connaissent une astuce pour ouvrir directement ses extraits de texte depuis une application texte, sans glisser-déposer, je suis preneur 🙂

Mais qui dit web, dit URL. Sur Mac, j’utilise depuis très longtemps URL Manager Pro et les signets de Safari. Outre la lenteur de Firefox sur Mac, c’est ce petit + , outil dans la barre de menu, (il permet l’ajout facile des URL dans les signets) qui m’empêche de basculer complètement vers Firefox car depuis pas mal de temps, j’ai quelques soucis avec mon navigateur vedette 🙂 (Je devrais reformater complètement mon ordinateur, mais je dois changer, je l’ai déjà dit, alors par fainéantise, j’attends le changement :-))

Comment s’effectue le choix du stockage dans Safari ou URL Manager Pro ? Dans Safari, l’ensemble des sites que je fréquente assidûment (ma banque par exemple) sont référencés, ou ceux qui sont des outils. De même, les sites dont j’aurais rapidement besoin (les formateurs que je souhaite contacter transite en général par les signets de Safari).

URL Manager Pro est chargé de récupérer les adresses en archives, éventuellement commentées. Tout est classé par dossiers, sous dossier… Les adresses des sites ou des articles qui m’inspirent pour écrire tels ou tels billets sont également inclus.

Une petite exception, pour préparer mes billets qui sont principalement des listings de liens (j’ai en stock actuellement les tutoriaux de Photoshop, Flash, Dreamweaver, les fonds PowerPoint), je préfère employer en stockage provisoire Sidenote (disponible quelle que soit l’application) qui permet une rapide prise de notes depuis un tiroir placé directement sur le bureau.
Un passage par copier-importation me permettra de les installer dans URL Manager Pro pour une ouverture plus rapide au moment de la rédaction du billet. URL Manager Pro permet également de stocker les signets de Safari et les marques-pages de Firefox… et génère du html…

URL Manager Pro va encore beaucoup plus loin dans la gestion des adresses du web, des adresses de courrier électronique… mais, je n’ai jamais pris le temps d’explorer sa documentation 🙁

Le web nécessite de plus en plus de gestion de mots de passe. Bien sûr, il existe la solution d’employer constamment les mêmes codes, sauf que, au niveau sécurité ce n’est pas le pied et que dans certains cas, vos codes habituels ne fonctionnent pas… Sur Macintosh, un utilitaire, le trousseau d’accès est livré dans le système… seulement, je ne le trouve pas très performant. Mon choix se porterait plutôt sur Web Confidential (le complément d’URL Manager Pro-), mais je dois encore tester keepass… Vous l’aurez compris, je suis à la recherche de la perle rare dans ce domaine, enfin, non de l’outil qui me convient !

L’emploi d’un logiciel de gestion de code d’accès m’évitera de disperser les codes d’accès, les codes d’enregistrement des logiciels, les codes divers et variés de la vie de tous les jours en un seul endroit, alors qu’ils sont disséminés dans mon ordinateur actuellement : dans Typist, dans le trousseau d’accès, dans des fichiers textes…

Vous pouvez retrouver les quatre billets qui composent gérer sa documentation, son information et ses projets :

1 comment for “Gérer sa documentation, son information et ses projets (3e partie)

  1. 25 avril 2007 at 8 h 01 min

    Perso, j’utilise la sauvegarde des mots de passe de firefox, ça marche bien, c’est crypté, protégé par un mot de passe de trois metres de longs que je connais. Ca me fait qu’un mot de passe à retenir.

    En plus, comme j’utilise firefox portable sur ma clé usb (moins cher qu’un mac book) je garde mes favoris et mes mots de passe sur tout les PC que je veux (en particuliers ceux de la fac).

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